Kapan Harus Menggunakan Bahasa Inggris dalam Surat Resmi?

Pendahuluan

Dalam era globalisasi, komunikasi lintas negara dan lintas bahasa menjadi bagian rutin kegiatan pemerintahan, bisnis, akademik, dan organisasi non-pemerintah. Surat resmi bukan lagi sekadar dokumen administratif internal; sering kali surat menjadi dokumen legal, bukti komunikasi, dasar kesepakatan, atau bahan rujukan dalam hubungan internasional. Maka muncul pertanyaan praktis: kapan surat resmi sebaiknya disusun dalam bahasa Inggris, kapan cukup memakai bahasa Indonesia, dan kapan perlu menghadirkan versi dwibahasa?

Artikel ini menyajikan panduan terstruktur dan mudah dibaca untuk membantu pejabat, ASN, manajer, staf humas, serta praktisi komunikasi menentukan kapan penggunaan bahasa Inggris tepat. Setiap bagian membahas satu aspek penting: prinsip umum, konteks hukum dan internasional, analisis audiens, sifat isi surat, jenis dokumen yang biasa memakai bahasa Inggris, tingkat formalitas dan register bahasa, prosedur translasi dan verifikasi, serta praktik terbaik beserta checklist dan contoh frasa. Panduan ini menekankan aspek akuntabilitas (keabsahan dokumen), aksesibilitas, efisiensi administrasi, dan mitigasi risiko misinterpretasi. Tujuan praktisnya: agar keputusan memilih bahasa menjadi beralasan, terdokumentasi, dan dapat dipertanggungjawabkan.

1. Prinsip Umum: Mengapa dan Kapan Bahasa Inggris Perlu Dipertimbangkan

Sebelum masuk ke kategori kasus, penting memahami prinsip dasar yang memandu keputusan memilih bahasa. Ada beberapa prinsip umum yang harus jadi rujukan: tujuan komunikasi, identitas hukum dokumen, audiens utama, biaya dan waktu terjemahan, serta risiko kesalahpahaman.

Tujuan komunikasi. Bila tujuan surat hanya untuk transaksi administratif internal antar-unit di lingkup yang semua pihak menggunakan bahasa Indonesia, maka penggunaan bahasa Inggris umumnya tidak perlu. Sebaliknya, jika surat dimaksudkan untuk membangun hubungan internasional, negosiasi perjanjian lintas negara, permohonan hibah dari donor asing, atau komunikasi dengan mitra yang menggunakan bahasa Inggris sebagai lingua franca, maka bahasa Inggris menjadi natural dan sering diperlukan.
Aspek legal dan bukti. Dokumen yang memiliki implikasi hukum di yurisdiksi asing, misalnya perjanjian kerja sama internasional, kontrak dagang, atau korespondensi yang dapat jadi bukti dalam arbitrase internasional, biasanya harus tersedia dalam bahasa yang dimengerti kedua belah pihak – sering kali bahasa Inggris. Namun perlu diingat: versi yang diakui sebagai “official” harus ditetapkan – apakah versi bahasa Indonesia atau bahasa Inggris yang menjadi acuan hukum? Menetapkan hal ini secara eksplisit dalam surat atau perjanjian mengurangi risiko.
Efisiensi operasional. Menulis dalam bahasa Inggris memerlukan kemampuan bahasa yang memadai atau biaya untuk penerjemah/linguist. Jika frekuensi komunikasi dengan pihak berbahasa Inggris rendah, membuat template bilingual untuk tiap surat mungkin lebih efisien daripada menulis langsung bahasa Inggris setiap kali. Evaluasi biaya-waktu membantu memutuskan apakah penyusunan dalam bahasa Inggris layak.
Reputasi dan citra. Organisasi publik yang kerap berinteraksi di forum internasional (mis. dinas luar negeri, dinas perdagangan, rumah sakit rujukan nasional) akan memperoleh manfaat reputasional bila komunikasi resmi mereka dapat dibuat langsung dalam bahasa Inggris yang baik, menunjukkan kompetensi dan profesionalisme.
Mitigasi risiko misinterpretasi. Bahasa Inggris mungkin memperkecil risiko tafsir bila lawan komunikasi tidak paham bahasa Indonesia; namun terjemahan yang buruk malah memperbesar risiko. Oleh karena itu, keputusan harus mempertimbangkan ketersediaan sumber daya untuk penerjemahan dan validasi.

Secara ringkas: gunakan bahasa Inggris bila audiens memerlukannya, dokumen berimplikasi internasional, atau untuk citra profesional-selalu sertakan pertimbangan legal, biaya, dan kontrol kualitas terjemahan.

2. Konteks Internasional dan Hukum: Saat Bahasa Inggris Jadi Bahasa Negosiasi dan Bukti

Beberapa konteks praktis menuntut bahasa Inggris pada surat resmi karena alasan hukum, operasional, atau kepatuhan terhadap standar internasional. Poin-poin di bawah membantu menilai kapan konteks semacam ini berlaku.

Perjanjian dan kontrak lintas yurisdiksi. Ketika pihak-pihak berasal dari negara berbeda, bahasa Inggris kerap dipilih sebagai bahasa perundingan dan bahasa perjanjian. Hal ini bukan sekadar kenyamanan: dalam arbitrase atau litigasi, pengadilan atau panel arbitrase internasional sering menggunakan bahasa Inggris; sehingga redaksi kontrak yang jelas dan baku dalam bahasa Inggris membantu mengurangi ambiguitas. Namun, penting menetapkan klausul “authoritative language” yang menentukan versi mana yang berlaku jika terjadi perbedaan interpretasi antara bahasa.
Korespondensi dengan lembaga internasional dan donor. Badan PBB, donor asing, lembaga finansial multilateral, dan organisasi regional umumnya berkomunikasi dalam bahasa Inggris. Pengajuan proposal, pemberitahuan legal, dan laporan kemajuan kepada donor biasanya menggunakan bahasa Inggris; bahkan bila administrasi pusat menginginkan dokumen dalam bahasa nasional, versi bahasa Inggris tetap diperlukan untuk proses di tingkat donor.
Standar teknis dan sertifikasi. Sertifikat internasional, standar ISO, pedoman teknis produsén asing, atau dokumen panduan internasional sering hanya tersedia atau dianggap resmi dalam bahasa Inggris. Surat resmi yang merespons isu-isu teknis seperti sertifikasi, klaim garansi, atau notifikasi kepatuhan harus memanfaatkan bahasa Inggris agar sejajar dengan dokumen referensi.
Pelayanan publik yang melibatkan warga negara asing. Instansi pelayanan publik (imigrasi, pelabuhan, rumah sakit rujukan) mungkin perlu surat penjelasan, surat keterangan, atau sertifikat dalam bahasa Inggris untuk kebutuhan warga asing atau untuk administrasi di luar negeri.
Aspek hukum domestik yang mensyaratkan terjemahan tersumpah. Ada kalanya dokumen bahasa Inggris diperlukan, namun aturan domestik mensyaratkan terjemahan tersumpah ke bahasa Indonesia untuk validitas administratif di dalam negeri. Dengan kata lain, kedua versi diperlukan: bahasa Inggris untuk komunikasi internasional dan terjemahan resmi untuk kepentingan domestik. Prosedur ini harus diatur sebelumnya untuk menghindari ketidakcocokan legal.

Dalam konteks hukum, selalu klarifikasi: apakah versi bahasa Inggris bersifat otoritatif, ataukah hanya bahan komunikasi? Cantumkan pernyataan yang jelas di dokumen (mis. “This English-language version is provided for convenience; the Bahasa Indonesia version shall govern”) jika perlu. Aturan semacam ini mencegah sengketa akibat perbedaan redaksi dan menjelaskan prosedur di hadapan auditor atau pengadilan.

3. Audiens: Menentukan Bahasa Berdasarkan Siapa Penerima Surat

Salah satu faktor paling praktis adalah analisis audiens. Menetapkan bahasa berdasarkan siapa yang akan menerima surat membantu memastikan pesan sampai dengan jelas dan tepat fungsi. Beberapa kategori audiens umum dan rekomendasi bahasa untuk masing-masing:

Partner internasional yang berbahasa Inggris
Jika penerima (perusahaan, lembaga, atau individu) beroperasi dalam bahasa Inggris, gunakan bahasa Inggris. Ini mencakup korporasi multinasional, lembaga donor, universitas luar negeri, atau perwakilan diplomatik. Penggunaan bahasa Inggris langsung mengurangi kebutuhan terjemahan dan mempercepat komunikasi.
Pihak domestik yang berinteraksi dengan pihak asing
Misalnya kantor Kementerian/Lembaga yang bertugas menangani urusan luar negeri. Surat internal yang akan diteruskan ke mitra asing dapat dibuat dalam bahasa Inggris atau dibuat dwibahasa agar seluruh lini memiliki arsip yang sama.
Masyarakat lokal & pemangku kepentingan domestik
Jika penerima utama adalah warga negara Indonesia, DPRD, atau unit layanan lokal yang hanya menggunakan bahasa Indonesia, gunakan bahasa Indonesia. Untuk transparansi, bisa disertakan lampiran bahasa Inggris bila perlu untuk pihak eksternal.
Publik internasional (publikasi, press release)
Press release untuk audiens global atau investor asing sebaiknya disiapkan dalam bahasa Inggris. Namun sertakan ringkasan di bahasa lokal bila target audiens domestik juga perlu mengakses informasi.
Dokumen teknis untuk komunitas ilmiah atau teknis internasional
Jurnal, konferensi, atau forum teknis yang menggunakan bahasa Inggris memerlukan komunikasi dalam bahasa Inggris. Surat resmi yang mengacu pada jurnal atau standar internasional akan lebih efektif bila berbahasa Inggris.
Pihak hukum atau judicial body di luar negeri
Jika dokumen akan masuk ranah hukum asing, penulisan langsung dalam bahasa Inggris (atau bahasa yang dipilih dalam forum hukum) penting agar tidak ada selisih makna saat menjadi bukti.

Prinsip umum: pilih bahasa yang paling memungkinkan penerima mengerti subtansi tanpa memerlukan perantara. Jika keraguan tentang tingkat kemampuan bahasa penerima, gunakan versi dwibahasa: bahasa Inggris untuk pihak asing, dan bahasa Indonesia untuk kepentingan domestik-tetapi pastikan klausa yang menjelaskan versi yang diakui secara hukum. Penting juga mempertimbangkan budaya komunikasi: beberapa negara menghargai penggunaan bahasa resmi tertentu (mis. Prancis dalam forum Francophone), sehingga bahasa Inggris bukan satu-satunya pilihan lintas negara-lakukan cek terlebih dahulu.

4. Sifat Isi Surat: Materi, Sensitivitas, dan Kompleksitas Bahasa

Jenis dan sifat isi surat memengaruhi kebutuhan bahasa. Tidak semua surat resmi memerlukan kemampuan linguistik yang sama; beberapa memerlukan istilah teknis, akurasi legal, atau nuansa diplomatik yang lebih sulit diterjemahkan.

a) Surat Teknis atau Ilmiah
Dokumen yang mengandung terminologi teknis (mis. spesifikasi teknis, hasil uji lab, laporan penelitian) kerap lebih cocok disusun dalam bahasa Inggris bila akan dipakai di forum internasional. Istilah teknis sering memiliki padanan yang rumit sehingga penyusunan dalam bahasa sumber (biasanya Inggris) mengurangi risiko translasi yang mengaburkan makna.

b) Surat Hukum atau Kontrak
Perjanjian kontraktual memerlukan bahasa yang presisi. Jika kontrak lintas-negara, bahasa Inggris sering menjadi pilihan. Namun bagi dokumen berimplikasi domestik, bahasa Indonesia dengan terminologi hukum nasional wajib dipakai. Untuk situasi campuran, gunakan dwibahasa dengan klausul yang menetapkan versi authoritative.

c) Surat Sensitif atau Diplomatik
Surat yang menyentuh isu politik, kebijakan publik, atau hubungan bilateral memerlukan nuansa diplomatik. Bahasa Inggris bisa dipakai untuk komunikasi resmi dengan perwakilan asing; pastikan redaksi melalui unit hukum/diplomatik agar nada, istilah, dan implikasi tersampaikan tanpa menimbulkan salah tafsir.

d) Surat Administratif Rutin
Surat undangan rapat internal, nota dinas sederhana, atau permintaan data domestik biasanya cukup memakai bahasa Indonesia. Menulis dalam bahasa Inggris untuk kebutuhan ini cenderung memboroskan sumber daya.

e) Surat Publikasi atau Pengumuman
Pengumuman yang ditujukan ke publik internasional (mis. undangan tender internasional, informasi investasi) harus tersedia dalam bahasa Inggris. Namun jika target adalah publik domestik, bahasa Indonesia lebih sesuai.

f) Isi yang Mengandung Data Sensitif
Untuk data pribadi atau informasi sensitif, bahasa bukan satu-satunya pertimbangan: kepatuhan terhadap regulasi privasi dan mekanisme proteksi data adalah hal utama. Bila dokumen harus dibagi internasional, pastikan ada persetujuan dan enkripsi bila perlu.

Intinya: semakin teknis, berimplikasi hukum, atau ditujukan untuk penggunaan internasional, semakin kuat alasan untuk menulis langsung dalam bahasa Inggris-dengan catatan adanya kapasitas untuk menulis/menverifikasi kualitas bahasa dan mekanisme legal untuk menetapkan versi resmi.

5. Jenis Dokumen Resmi yang Sering Menggunakan Bahasa Inggris

Mengidentifikasi jenis dokumen yang lazimnya disusun dalam bahasa Inggris membantu organisasi menyiapkan sumber daya dan prosedur. Berikut daftar kategori dokumen yang biasanya perlu atau disarankan versi bahasa Inggris.

Surat Perjanjian/Kontrak Internasional
Kontrak dagang, memorandum of understanding (MoU), atau perjanjian kerja sama penelitian lintas negara umumnya disusun dalam bahasa Inggris. Pastikan ada klausul yang menentukan versi otoritatif.
Proposal Hibah/Permohonan Dana Internasional
Pengajuan ke donor asing, lembaga donor multilateran, atau corporate social responsibility (CSR) internasional memerlukan proposal, letter of intent, dan laporan progress dalam bahasa Inggris.
Surat Korespondensi Diplomatik dan Konsuler
Nota diplomatik, surat kuasa konsuler, atau permintaan bantuan antar-perwakilan negara hampir selalu memakai bahasa Inggris (kecuali negara mitra punya bahasa resmi lain yang disepakati).
Dokumen Tender Internasional dan Iklan Investasi
Pengumuman tender yang membuka partisipasi bagi vendor luar negeri, atau materi promosi investasi untuk investor asing, perlu bahasa Inggris agar menjangkau audiens target.
Sertifikat, Nota Teknis, dan Surat Keterangan untuk Keperluan Internasional
Contoh: surat keterangan domisili untuk ekspatriat, sertifikat kelayakan produk yang dikirim ekspor, atau surat rekomendasi untuk studi luar negeri.
Laporan Keuangan yang Akan Dilaporkan ke Entitas Asing atau Investor
Jika entitas daerah/BLUD/perusahaan milik daerah menarget investor asing atau mitra finansial internasional, laporan ringkasan atau executive summary dalam bahasa Inggris bermanfaat.
Undangan Kongres/Workshop Internasional
Undangan resmi, call for papers, dan materi konferensi yang melibatkan partisipan asing.
Surat Keterangan Akademik/Transkrip untuk Pekerjaan/Lanjutan Studi
Transkrip, surat keterangan, dan dokumen administrasi mahasiswa yang akan digunakan di luar negeri.

Masing-masing jenis dokumen ini sering memerlukan kualitas bahasa yang baik dan verifikasi legal. Organisasi perlu menyiapkan template bilingual, akses ke penerjemah tersumpah, dan proses review internal (legal/technical) sebelum diserahkan ke pihak luar.

6. Formalitas, Register, dan Gaya Bahasa: Bagaimana Menjaga Kesantunan dan Kejelasan

Dalam konteks surat resmi, bukan hanya bahasa yang dipilih, tetapi juga register (tingkat formalitas), nada, dan struktur harus sesuai. Bahasa Inggris resmi memiliki norma tersendiri yang bila diabaikan menimbulkan kesan tidak profesional atau malah menimbulkan ambiguitas.

a) Register Formal vs Informal
Surat resmi internasional umumnya memakai register formal: struktur kalimat pasif kadang digunakan untuk memberi nuansa objektif; frasa standar seperti “We refer to…”, “Please be informed that…”, “We would appreciate your confirmation by…” sering dipakai. Hindari slang, idiom lokal, atau konstruksi terlalu santai dalam dokumen resmi.

b) Kejelasan dan Kesederhanaan
Prinsip “plain English” dianjurkan: gunakan kalimat singkat, istilah konsisten, dan hindari kalimat berbelit-belit. Kejelasan mengurangi kemungkinan interpretasi beragam. Misalnya, ketimbang menulis paragraf panjang dengan banyak klausa, susun poin-poin berurut dan gunakan numbering untuk kewajiban atau deadline.

c) Tata Letak dan Elemen Formal
Surat resmi bahasa Inggris sering memiliki elemen standar: letterhead, date, reference number, subject line, salutation (Dear Mr/Ms/Dr), opening paragraph (purpose), body, closing (Yours sincerely/Respectfully), signature block, dan cc. Memastikan tata letak sesuai membuat penerima langsung tahu status dokumen.

d) Framing Permintaan dan Instruksi
Ketika memberi instruksi, gunakan bahasa yang sopan namun tegas: “Please submit the required documents by 31 August 20XX” lebih efektif daripada “You must send documents”. Untuk permintaan informasi, frasa seperti “Could you please provide…” memberikan kesantunan tanpa mengurangi urgensi bila disertai deadline.

e) Nilai Kultural
Beberapa budaya menghargai bahasa “indirect” sementara lain menghargai langsung. Dalam bahasa Inggris resmi internasional, cenderung seimbang: sopan tetapi jelas. Hindari humor, ironi, atau referensi budaya yang sulit dipahami.

f) Penggunaan Terminologi Hukum/Teknis
Untuk klausa legal, pilih istilah baku yang sudah dikenal internasional (e.g., “indemnify”, “force majeure”, “termination for convenience”) tetapi pastikan penjelasan atau definisi term bila perlu. Ketidakpahaman istilah teknis oleh pihak domestik bisa diatasi dengan lampiran definisi.

g) Proofreading dan Review
Surat resmi bahasa Inggris wajib melalui proofreading oleh penutur asli atau editor profesional bila dampaknya signifikan. Kesalahan grammar atau pilihan kata yang buruk dapat merusak kredibilitas.

Menguasai register formal bahasa Inggris dan menggunakan gaya yang jelas, profesional, serta budaya-sensitif akan meningkatkan efektivitas surat resmi dalam mencapai tujuan komunikasi.

7. Prosedur Translasi, Validasi, dan Dokumen Dwibahasa

Banyak organisasi memilih pendekatan dwibahasa: membuat surat dalam bahasa Inggris sekaligus versi bahasa Indonesia. Pendekatan ini berguna tetapi memerlukan prosedur agar tidak menimbulkan celah hukum atau inkonsistensi informasi.

Menetapkan Versi Otoritatif
Sebelum mengedarkan versi dwibasa, tentukan mana yang menjadi acuan hukum: bahasa Indonesia atau bahasa Inggris? Cantumkan pernyataan seperti “In the event of any inconsistency between the Bahasa Indonesia and English versions, the Bahasa Indonesia version shall prevail” – atau sebaliknya jika organisasi memilih bahasa Inggris sebagai authoritative. Keputusan ini harus selaras dengan regulasi dan konteks penggunaan.
Translasi Tersumpah untuk Keperluan Legal
Untuk dokumen yang memerlukan pengakuan hukum domestik (mis. akta, sertifikat), terjemahan tersumpah oleh penerjemah yang diakui sering diwajibkan. Pastikan prosedur ini dipenuhi untuk menghindari masalah administrasi.
Proses Review Berlapis
Workflow rekomendasi: penulis awal (bahasa sumber) → penerjemah profesional → reviewer teknis (untuk istilah teknis) → reviewer legal (untuk klausul hukum) → proofreader bahasa. Catat revisi dan simpan versi final di DMS (document management system).
Standarisasi Terminologi
Buat glosarium organisasi: istilah teknis atau legal yang sering muncul diberi padanan baku di bahasa Indonesia dan Inggris. Glosarium mencegah variasi istilah yang menimbulkan interpretasi berbeda.
Pengarsipan dan Nomor Referensi
Simpan kedua versi dengan nomor referensi yang sama dan berikan catatan metadata: tanggal terbit, penanggung jawab, dan siapa penerjemah. Ini memudahkan audit trail dan menjamin ketersediaan rujukan bila muncul sengketa.
Kebijakan Biaya dan Waktu
Terjemahan profesional membutuhkan biaya dan waktu; anggarkan dalam proses approval jika organisasi sering mengeluarkan dokumen dwibahasa. Untuk urgensi, siapkan template standar dwibahasa untuk surat rutin.
Konversi Dokumen Elektronik
Jika dokumen final dikirim secara elektronik, pastikan format (PDF) tidak mudah diubah, dan tandatangani digital bila perlu. Tandatangan digital membantu verifikasi autentisitas di era digital.

Pendekatan dwibahasa yang tertib memerlukan kebijakan internal terang, glosarium, dan proses terstruktur untuk memastikan kedua versi selalu konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan.

8. Praktik Terbaik, Checklist, dan Contoh Frasa

Untuk memudahkan implementasi, berikut praktik terbaik serta checklist singkat yang bisa dipakai sebelum mengirim surat resmi berbahasa Inggris, serta contoh frasa yang umum dipakai.

Praktik Terbaik

Selalu lakukan analisis audiens singkat: siapa penerima, apa kebiasaan bahasa mereka, dan apa implikasi hukum dokumen.
Jika ragu, buat versi dwibahasa dan tetapkan versi yang otoritatif.
Gunakan penerjemah profesional untuk dokumen kritikal; siapkan proofreader native speaker bila mungkin.
Susun glosarium istilah organisasi dan gunakan konsisten.
Pastikan review legal untuk klausul berimplikasi hukum.
Gunakan template letterhead dan format standar untuk konsistensi.
Archiving: simpan versi final di DMS serta metadata lengkap.
Jika surat akan menjadi bukti, pastikan tandatangan dan stempel memenuhi persyaratan (digital atau manual) dan cantumkan contact person.

Checklist Sebelum Mengirim Surat Bahasa Inggris

Analisis audiens dan kebutuhan bahasa.
Apakah versi dwibahasa diperlukan? Jika ya, sudah tetapkan versi authoritative.
Sudahkah diterjemahkan oleh penerjemah profesional?
Sudah direview oleh unit teknis dan legal?
Proofreading oleh penutur asli atau editor profesional.
Format surat sesuai template resmi (letterhead, ref no, subject).
Cantumkan contact person dan deadline bila relevan.
Dokumen final disimpan di DMS dengan nomor referensi.
Ada catatan pengiriman (email sent, record of dispatch).

Contoh Frasa Bahasa Inggris untuk Surat Resmi

Opening: “We refer to our meeting on 12 June 20XX and wish to confirm…”
Menyampaikan tujuan: “The purpose of this letter is to inform you that…”
Permintaan dokumen: “Could you please provide the following documents by [date]…”
Penjadwalan rapat: “We would like to propose a meeting on [date] at [time]. Please confirm your availability.”
Konfirmasi penerimaan: “We hereby acknowledge receipt of your letter dated [date].”
Penutup formal: “We look forward to your prompt response. Yours faithfully, [Name/Title]”

Contoh Clause tentang Versi Otoritatif (dwibahasa) “In the event of any discrepancy between the Bahasa Indonesia version and the English version of this document, the Bahasa Indonesia version shall prevail.”

Dengan checklist dan frasa siap pakai, organisasi dapat mempercepat produksi dokumen bahasa Inggris tanpa mengorbankan kualitas dan legalitas.

Kesimpulan

Pemilihan bahasa dalam surat resmi bukan keputusan sepele: ia memengaruhi efektivitas komunikasi, validitas hukum, dan citra organisasi. Bahasa Inggris diperlukan ketika audiens internasional, dokumen berimplikasi lintas yurisdiksi, atau saat organisasi ingin tampil profesional di forum global. Namun penggunaan bahasa Inggris harus disertai kontrol kualitas: penerjemah profesional, review teknis dan legal, serta penetapan versi otoritatif bila memakai dwibahasa.

Langkah praktis yang direkomendasikan mencakup analisis audiens sebelum menulis, penggunaan template dan glosarium, proses review berlapis, serta arsip dan penandatanganan yang jelas. Untuk dokumen kritikal, kombinasi versi bahasa Inggris dan terjemahan tersumpah ke bahasa Indonesia seringkali diperlukan. Akhirnya, keputusan memilih bahasa harus terdokumentasi secara kebijakan internal sehingga konsisten dan dapat dipertanggungjawabkan – sehingga setiap surat resmi tidak hanya menyampaikan pesan, tetapi juga melindungi kepentingan hukum dan reputasi organisasi.