021 47862224 [email protected]

5 Kesalahan Fatal dalam Pengelolaan Keuangan Desa

oleh | Sep 12, 2025 | Desa

Pendahuluan 

Pengelolaan keuangan desa menjadi salah satu pilar penting dalam mewujudkan pembangunan lokal yang berkelanjutan, transparan, dan akuntabel. Dana desa, alokasi dana desa, pendapatan asli desa (PADes), serta bantuan lain dari pemerintah pusat dan provinsi memberi peluang besar untuk memperbaiki infrastruktur, layanan publik, dan pemberdayaan masyarakat. Namun potensi itu mudah hilang bila tata kelola keuangan lemah – dari perencanaan yang tidak matang hingga praktik pencatatan yang asal-asalan.

Artikel ini mengidentifikasi lima kesalahan fatal yang kerap terjadi dalam pengelolaan keuangan desa, menjelaskan mengapa tiap kesalahan berbahaya, memberi contoh konsekuensi nyata, serta menyajikan langkah-langkah mitigasi dan praktik baik yang mudah diadopsi oleh kepala desa, bendahara, BPD, dan masyarakat. Setiap bagian ditulis secara terstruktur dan praktis agar bisa langsung dipakai sebagai bahan perbaikan operasional atau bahan pelatihan internal desa. Jika tujuan Anda adalah memperkuat tata kelola keuangan desa – baca sampai akhir; artikel ini menyajikan kerangka tindakan yang konkret dan berorientasi solusi.

1. Kesalahan 1 – Perencanaan Anggaran yang Lemah dan Tidak Berbasis Kebutuhan

Salah satu kesalahan paling mendasar dan sering terjadi adalah perencanaan anggaran desa yang disusun asal-asalan, tidak berbasis kajian kebutuhan, dan tidak terintegrasi dengan perencanaan pembangunan desa (RKPDes/RKPDesa) yang realistis. Perencanaan yang lemah ini menimbulkan sejumlah masalah: proyek tidak tepat guna, prioritas tidak jelas, alokasi dana tidak efisien, serta sulitnya mengevaluasi hasil setelah pelaksanaan.

Mengapa ini fatal? Karena anggaran adalah peta tindakan. Jika peta keliru, seluruh perjalanan pembangunan akan tersesat. Contoh praktis: dana dialokasikan banyak untuk proyek fisik (pembangunan lapangan atau gedung) tanpa kajian kebutuhan atau tanpa memperhitungkan biaya perawatan jangka panjang. Hasilnya: infrastruktur cepat rusak karena belum tersedia anggaran pemeliharaan; manfaat sosial jangka panjang tergerus. Atau sebaliknya, terlalu banyak alokasi untuk kegiatan berkepanjangan yang sifatnya hanya seremoni, sementara kebutuhan dasar seperti sanitasi atau akses air bersih belum terpenuhi.

Penyebab perencanaan lemah biasanya:

  • Kurangnya data dasar (profil desa, potensi, daftar masyarakat miskin/KK).
  • Minimnya kapasitas teknis panitia perencanaan.
  • Tekanan politik atau permintaan kelompok tertentu yang mendesak alokasi.
  • Proses musyawarah desa (musdes) yang hanya formalitas tanpa fasilitasi memadai sehingga aspirasi tidak tersaring prioritasnya secara objektif.

Bagaimana memperbaikinya? Berikut langkah praktis yang bisa langsung diterapkan:

  1. Lakukan analisis kebutuhan sederhana: kumpulkan data primer (jumlah rumah tangga, kondisi jalan, akses air, sekolah, puskesmas) dan sekunder (data dari kecamatan/provinsi). Prioritaskan kebutuhan berdasar dampak pelayanan publik dan urgensi.
  2. Gunakan format RKPDes yang terstruktur: setiap usulan kegiatan harus mempunyai tujuan, indikator keberhasilan, volume, estimasi biaya, sumber pembiayaan, penanggung jawab, dan risiko. Pastikan ada kolom pemeliharaan/operasional pasca-proyek.
  3. Terapkan prinsip partisipatif tapi terfasilitasi: fasilitator (bisa staff kecamatan atau konsultan singkat) membantu musyawarah agar hasilnya terukur dan adil; gunakan voting terstruktur atau skoring untuk memilih prioritas.
  4. Sertakan analisis biaya-manfaat sederhana: untuk proyek besar, hitung manfaat langsung kepada warga vs biaya investasi dan biaya pemeliharaan. Pilih proyek dengan rasio manfaat yang jelas.
  5. Buat rencana jangka menengah (Rencana Pembangunan Jangka Menengah Desa – RPJMDesa/RPJMD): alokasikan program yang butuh pendanaan bertahap selama 3-5 tahun sehingga satu tahun anggaran fokus pada langkah implementasi dan bukan menyebar tipis ke banyak proyek kecil yang tidak tuntas.
  6. Dokumentasikan alasan prioritas: setiap pengambilan keputusan harus memiliki notulen dan daftar prioritas agar saat audit/masyarakat menanyakan, desa punya bukti objektif.

Manfaat penerapan perencanaan berbasis kebutuhan akan cepat terlihat: alokasi anggaran menjadi lebih efisien, proyek lebih relevan dengan kebutuhan warga, dan pengawasan masyarakat menjadi lebih mudah karena ada indikator yang jelas untuk diukur. Hal ini juga menekan potensi konflik karena dasar keputusan lebih transparan.

2. Kesalahan 2 – Praktik Pencatatan dan Pengelolaan Kas yang Tidak Rapi

Kesalahan kedua yang fatal adalah manajemen kas dan pencatatan keuangan yang buruk: pembukuan tidak lengkap, dokumen pendukung hilang, penerimaan atau pengeluaran tidak tercatat segera, dan tidak menggunakan sistem pembukuan yang sesuai (Siskeudes atau aplikasi keuangan desa lainnya). Kerap pula ditemukan pencampuran rekening antara dana desa dan rekening pribadi kepala desa atau bendahara – praktik yang jelas berbahaya.

Mengapa hal ini berbahaya? Pencatatan yang buruk menghilangkan jejak audit, memudahkan penyalahgunaan, menyulitkan rekonsiliasi, dan akhirnya menimbulkan temuan audit yang berujung pada koreksi anggaran atau sanksi administratif. Selain itu, tanpa pembukuan yang akurat, perencanaan berikutnya tidak berbasis data riil sehingga kesalahan berulang.

Penyebab umum:

  1. SDM keuangan yang minim pengetahuan akuntansi.
  2. Kurangnya perangkat administrasi (buku kas, kuitansi tembusan, sistem komputer).
  3. Tekanan kebutuhan cair yang membuat pengeluaran dilakukan tunai tanpa dokumentasi.
  4. Budaya administratif yang longgar.

Perbaikan praktis yang direkomendasikan:

  1. Gunakan Siskeudes (Sistem Keuangan Desa) atau aplikasi resmi: jika belum tersedia infrastruktur, minimal gunakan spreadsheet standar yang distandarisasi oleh kecamatan/provinsi. Pastikan ada backup data offline.
  2. Terapkan prinsip bukti berlapis: setiap pengeluaran harus disertai faktur/nota/kuitansi bermaterai bila perlu, berita acara serah terima barang, dan daftar hadir untuk kegiatan. Jangan terima bukti sebatas kwitansi polos tanpa detail.
  3. Pisahkan rekening (rekening desa dan rekening bendahara): dana desa dikelola dalam rekening resmi desa; akses rekening hanya melalui bendahara dengan persetujuan kepala desa (dual signatory jika memungkinkan).
  4. Lakukan rekonsiliasi bulanan: bendahara melaporkan saldo kas dan bank setiap bulan dalam rapat pemerintahan desa; catatan ini diverifikasi oleh kepala desa dan disampaikan ke BPD.
  5. Buat SOP pencairan dana: aturan langkah-langkah pencairan, tanda tangan yang diperlukan, nilai pengeluaran tunai maksimal, dan kewajiban menyimpan bukti asli.
  6. Pelatihan praktis dan mentoring: desa bisa minta pelatihan dari kecamatan atau OPD terkait untuk bendahara; mentoring langsung oleh tenaga ahli membuat praktik berjalan lebih cepat.

Contoh implementasi: saat ada proyek pengadaan alat TP Posyandu, desa mengeluarkan pagu dan menyusun RAB; saat pembayaran dilakukan, bendahara meminta faktur dari supplier, berita acara serah terima dan foto progress; semua bukti disimpan secara fisik dan di-scan ke repository digital. Proses ini memudahkan audit dan memastikan penggunaan dana sesuai rencana.

Dengan pencatatan rapi, desa meningkatkan kredibilitas keuangan, memudahkan akses pembiayaan eksternal di masa depan, serta mengurangi risiko temuan yang berujung pada kewajiban pengembalian dana.

3. Kesalahan 3 – Penggunaan Dana Tidak Sesuai Peruntukan dan Praktik Penyalahgunaan 

Kesalahan ketiga menyangkut penggunaan dana yang tidak sesuai peruntukan, termasuk pengalihan anggaran tanpa dasar aturan, proyek fiktif, mark-up harga, atau distribusi dana yang menguntungkan kelompok tertentu (nepotisme). Meski beberapa pelanggaran bersifat sengaja, banyak pula yang terjadi karena ketidaktahuan terhadap peraturan (mis. aturan penggunaan dana desa untuk program tertentu).

Mengapa ini fatal? Penggunaan dana yang menyimpang dari aturan menimbulkan risiko hukum (pengembalian dana, sanksi administratif, bahkan pidana bila ada indikasi korupsi), merusak kepercayaan publik, dan menghambat dampak pembangunan karena sumber daya tidak mencapai yang membutuhkan. Selain itu, praktik seperti mark-up atau proyek fiktif menimbulkan pemborosan dana publik.

Ragam modus yang sering terjadi:

  • Pengalihan pos anggaran tanpa adendum yang sah: melakukan perubahan penggunaan barang/jasa tanpa proses resmi (musdes, keputusan kepala desa) dan tanpa pencatatan adendum.
  • Proyek fiktif: menganggarkan proyek namun tidak dibangun atau tidak sesuai spesifikasi; laporan fiktif disertai bukti palsu.
  • Mark-up dan kolusi dengan penyedia: harga pembelian diperbesar, selisih dibagi antara panitia dan penyedia.
  • Pembayaran untuk kegiatan yang tidak pernah terjadi: misalnya kegiatan pelatihan yang hanya sedikit dihadiri tapi pembayaran penuh.

Strategi pencegahan dan perbaikan:

  1. Sosialisasi aturan dan pedoman penggunaan dana: bendahara dan perangkat desa wajib paham regulasi nasional dan peraturan daerah yang mengatur penggunaan dana desa. OPD teknis kecamatan/provinsi harus mengadakan bimbingan teknis berkala.
  2. Transparansi publik: pasang papan informasi anggaran di balai desa, publish ringkasan APBDes dan realisasi anggaran. Partisipasi publik menurunkan peluang penyalahgunaan.
  3. Musyawarah desa yang terdokumentasi: setiap perubahan anggaran harus melalui musyawarah dan dituangkan dalam berita acara yang ditandatangani peserta dan disimpan.
  4. Pengadaan sesuai aturan: ikuti prosedur pengadaan (mifasar barang/jasa) sesuai nominal; lakukan perbandingan penawaran minimal 3 vendor untuk pengadaan di atas threshold kecil.
  5. Cross-check lapangan oleh BPD/Inspektorat: lakukan verifikasi fisik terhadap proyek prioritas (foto, GPS lokasi, laporan penerimaan barang) dan audit kecil oleh BPD.
  6. Mekanisme whistleblowing: buka saluran pengaduan anonim bagi masyarakat untuk melaporkan ketidaksesuaian.

Contoh mitigasi: sebuah desa mulai menerapkan publik posting RAB dan foto progres proyek di papan pengumuman serta grup WhatsApp warga. Ketika warga melihat progres lambat, mereka melaporkan dan panitia harus mempertanggungjawabkan. Intervensi awal ini mencegah pemborosan lebih jauh.

Penerapan kontrol internal, transparansi, dan prosedur pengadaan yang kuat adalah kunci menekan penyalahgunaan dan memastikan tiap rupiah memberi manfaat optimal bagi masyarakat.

4. Kesalahan 4 – Lemahnya Mekanisme Pengawasan, Akuntabilitas, dan Partisipasi Masyarakat

Kesalahan keempat berhubungan erat dengan kelemahan pengawasan dan akuntabilitas: BPD tidak aktif, audit internal lemah, serta partisipasi masyarakat rendah. Tanpa pengawasan efektif, potensi penyimpangan tumbuh subur-sebab tidak ada pihak yang secara rutin mengecek dan menilai kinerja keuangan desa.

Penyebab kelemahan pengawasan meliputi:

  1. Kurangnya kapasitas BPD dalam membaca laporan keuangan atau memahami SOP.
  2. Tidak adanya jadwal audit internal.
  3. Budaya akuntabilitas yang rendah sehingga laporan hanya dibuat formalitas.
  4. Masyarakat tidak diberi akses atau edukasi untuk memantau program dan anggaran.

Dampak kelemahan ini sangat luas: proses pengambilan keputusan menjadi tertutup, temuan kecil berkembang menjadi masalah besar, serta kepercayaan warga terhadap pemerintahan desa menurun. Ketiadaan pengawasan juga menciptakan risiko politisasi penggunaan dana ketika elemen luar mendikte alokasi dana sesuai kepentingan tertentu.

Langkah-langkah konkrit untuk memperkuat pengawasan:

  1. Perkuat peran BPD: BPD wajib mendapatkan pelatihan membaca laporan keuangan dasar, teknik audit sederhana, dan prosedur verifikasi fisik. BPD sebaiknya mempunyai jadwal evaluasi triwulanan terhadap realisasi APBDes.
  2. Buat jadwal audit internal: desa, bersama kecamatan, susun rencana audit internal sederhana setiap semester dengan checklist: verifikasi bukti pembayaran, pemeriksaan kontrak, serta konfirmasi fisik proyek.
  3. Rutinkan forum transparansi: adakan sosialisasi realisasi anggaran secara berkala di balai desa; undang kelompok perempuan, pemuda, lansia agar pemantauan lebih inklusif.
  4. Libatkan masyarakat lewat monitoring berbasis komunitas: training relawan atau kader lokal untuk melakukan monitoring sederhana (cek kualitas material, pencatatan tenaga kerja, pemeriksaan jumlah Penerima Manfaat).
  5. Gunakan teknologi untuk pelaporan: buat papan informasi fisik dan digital (mis. grup WA, website desa) untuk mengunggah laporan realisasi yang mudah dibaca.
  6. Sanksi dan reward: legislatif daerah dapat membantu menetapkan insentif bagi desa yang konsisten transparan dan menerapkan sanksi administratif bagi yang melanggar.

Contoh praktik baik: Desa A membentuk tim pemantau warga yang terdiri dari perwakilan RW/RW – mereka mendapat lembar verifikasi sederhana (apakah material sesuai, apakah pekerja lokal dibayar sesuai upah). Hasil pelaporan mereka menjadi salah satu bahan evaluasi BPD dan menjadi dasar audit internal. Hasilnya, proyek berjalan lebih disiplin dan muncul kesadaran kolektif menjaga dana desa.

Menguatkan pengawasan bukan sekadar memenuhi kewajiban administratif-itu adalah investasi sosial yang menjaga kepercayaan warga, meningkatkan kualitas output, dan mencegah konflik.

5. Kesalahan 5 – Minimnya Investasi pada Kapasitas SDM dan Pembelajaran Berkelanjutan 

Kesalahan kelima adalah seringkali desa mengabaikan investasi pada kapasitas SDM: bendahara tidak dilatih, perangkat desa tidak paham tata kelola, dan tidak ada mekanisme transfer pengetahuan antar periode pemerintahan. Akibatnya, setiap pergantian kepala desa atau bendahara sering memulai dari nol lagi-mengulangi kesalahan lama.

Mengapa ini fatal? Karena tata kelola keuangan yang baik membutuhkan keterampilan teknis (akuntansi dasar, pengelolaan kas, pengadaan), kemampuan manajerial (perencanaan, supervisi), dan wawasan etika (anti-korupsi, transparansi). Tanpa kapasitas ini, aturan yang baik pun kemungkinan besar tidak diimplementasikan.

Faktor penyebab minimnya investasi SDM:

  • Keterbatasan anggaran untuk pelatihan (seringkali dana digunakan untuk kegiatan operasional sehingga pelatihan dianggap “mewah”)
  • Tidak adanya prioritas kepala desa pada peningkatan kompetensi
  • Tidak adanya fasilitas pembelajaran terstruktur (modul, mentor, jadwal)
  • Perputaran pengelola yang cepat sehingga investasi pelatihan terasa tidak efektif

Langkah praktis dan solusi:

  1. Buat kalender pelatihan tahunan: anggarkan sebagian kecil dari APBDes untuk pelatihan teknis bagi bendahara, sekretaris desa, dan ketua BPD. Materi: Siskeudes, pembuatan laporan sederhana, krusial pengadaan, dan mekanisme pelaporan.
  2. Skema pendampingan (mentoring): manfaatkan dinas/OPD di kabupaten atau kecamatan untuk menugaskan pendamping selama 6-12 bulan bagi desa yang baru. Pendamping membantu membangun SOP, template laporan, dan proses kerja.
  3. Rancang paket pembelajaran modular: modul singkat (micro-learning) tentang topik tertentu memudahkan perangkat desa belajar secara bertahap. Modul dapat dibagikan dalam bentuk cetak atau digital.
  4. Program transfer knowledge saat pergantian: wajibkan serah terima jabatan dengan checklist administratif, file digital, dan sesi briefing minimal 2 minggu agar ilmu tertransfer.
  5. Kolaborasi antar desa (peer learning): desa yang lebih maju berbagi pengalaman dengan desa lain melalui kunjungan studi banding; ini sering lebih efektif daripada pelatihan formal karena bersifat kontekstual.
  6. Reward untuk inovasi dan kinerja: berikan pengakuan atau alokasi tambahan untuk desa dengan praktik pengelolaan keuangan terbaik; insentif ini memicu kepala desa memperhatikan peningkatan SDM.

Contoh nyata: sebuah kecamatan menyelenggarakan program “Bendahara Berdaya” – pelatihan intensif satu minggu, diikuti bimbingan triwulanan selama setahun. Hasilnya, laporan keuangan desa menjadi lebih teratur, realisasi anggaran meningkat, dan jumlah temuan audit menurun.

Investasi pada kapasitas manusia adalah investasi jangka panjang yang paling efektif: aturan dan sistem bisa ditingkatkan, namun tanpa sumber daya manusia yang kompeten, efek perbaikan akan statis.

Kesimpulan

Pengelolaan keuangan desa yang baik adalah gabungan antara perencanaan matang, pencatatan rapi, penggunaan dana sesuai peruntukan, pengawasan efektif, dan investasi pada kapasitas SDM. Kelima kesalahan fatal yang dibahas-perencanaan anggaran yang lemah; pencatatan dan pengelolaan kas yang buruk; penyalahgunaan dana; lemahnya mekanisme pengawasan; serta minimnya pembelajaran dan pelatihan-bukan masalah yang terpisah, melainkan saling terkait. Perbaikan pada satu aspek akan memperkuat aspek lain.

Langkah praktis yang dapat segera diambil: terapkan perencanaan berbasis kebutuhan, gunakan Siskeudes atau aplikasi pencatatan, jalankan transparansi publik, perkuat peran BPD dan audit internal, serta alokasikan anggaran kecil untuk pelatihan dan mentoring. Pendekatan bertahap-dimulai pilot, perbaikan SOP, dan scale-up-sering lebih realistis ketimbang perubahan besar sekaligus.

Dengan komitmen bersama (pemerintah desa, BPD, masyarakat, dan pemerintah teknis), tata kelola keuangan desa dapat berubah dari sumber risiko menjadi mesin pembangunan yang andal. Mulailah dari langkah sederhana hari ini: dokumentasikan keputusan, simpan bukti pengeluaran, dan ajak warga memantau-ketiga tindakan kecil itu sudah menjadi fondasi perubahan besar.