Harga Perkiraan Sendiri (HPS) merupakan salah satu dokumen teknis terpenting dalam proses pengadaan barang dan jasa. Dari dokumen ini, penyedia menyesuaikan penawaran, pokja melakukan evaluasi, auditor menilai kewajaran harga, dan PPK menentukan dasar kontrak. Namun sering kali HPS dipandang sebagai pekerjaan yang hanya membutuhkan survei harga terbaru, tanpa memanfaatkan data yang sebenarnya sangat kaya: data historis pengadaan.
Padahal, data historis adalah salah satu sumber paling kuat dalam menghasilkan HPS yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Data historis memberikan gambaran tentang harga masa lalu, tren perubahan harga, penyedia yang pernah bekerja, kualitas barang yang diterima, hingga masalah-masalah yang terjadi dalam kontrak. Jika dimanfaatkan dengan benar, data historis dapat mengurangi ketidakpastian, membantu mengidentifikasi risiko harga, dan meningkatkan akurasi HPS.
Sayangnya, banyak instansi masih belum memanfaatkan data historis secara optimal. Banyak penyusun HPS hanya mengandalkan survei harga dengan tiga atau empat penawaran, tanpa melihat sejarah pengadaan sebelumnya. Ada pula instansi yang sebenarnya memiliki data lengkap, tetapi tidak pernah menggunakannya. Akibatnya, HPS sering tidak wajar karena tidak mencerminkan pola harga jangka panjang.
Artikel ini membahas bagaimana data historis dapat digunakan dengan efektif dalam penyusunan HPS, kesalahan umum yang terjadi dalam penggunaannya, serta strategi praktis agar data historis benar-benar menjadi fondasi bagi HPS yang akurat.
Mengapa Data Historis Penting dalam Penyusunan HPS?
Dalam sebuah organisasi, pengadaan tidak pernah dilakukan sekali saja. Setiap tahun, barang yang sama, jasa yang sama, atau pekerjaan yang sama mungkin diadakan berulang kali. Ini berarti organisasi memiliki rekam jejak yang sangat kaya tentang harga barang dan jasa di tahun-tahun sebelumnya.
Data historis memberikan berbagai keuntungan penting. Pertama, data historis memberikan informasi harga riil berdasarkan kontrak yang benar-benar terealisasi. Harga yang tercatat dalam kontrak biasanya lebih relevan daripada harga survei, karena menunjukkan harga yang dipilih melalui proses persaingan.
Kedua, data historis memberikan gambaran tentang tren. Dengan melihat data tiga sampai lima tahun terakhir, penyusun HPS dapat mengetahui apakah harga barang tertentu cenderung naik, stagnan, atau bahkan turun. Tren ini sangat penting agar HPS tidak terlalu tinggi atau terlalu rendah.
Ketiga, data historis memberikan informasi tentang kualitas penyedia dan barang. Dengan melihat catatan kontrak sebelumnya, instansi dapat mengetahui apakah penyedia tertentu memberikan barang berkualitas baik atau buruk, dan apakah harga yang diberikan sebanding dengan kualitasnya.
Keempat, data historis mengurangi risiko manipulasi harga. Jika penyusun HPS hanya mengandalkan survei harga terbaru, risiko harga tidak wajar lebih besar. Namun jika data historis digunakan sebagai pembanding, HPS menjadi lebih solid.
Sumber-Sumber Data Historis dalam Pengadaan
Data historis dapat berasal dari berbagai sumber. Sumber pertama adalah kontrak tahun-tahun sebelumnya, baik berupa e-kontrak, e-purchasing, maupun kontrak manual. Kontrak tersebut biasanya memuat rincian barang, spesifikasi teknis, harga satuan, serta total harga.
Sumber kedua adalah dokumen HPS lama. Walau harus diperlakukan hati-hati, dokumen ini memberikan gambaran bagaimana harga dihitung sebelumnya. Namun penyusun HPS harus memastikan bahwa data HPS lama tidak mengandung kesalahan perhitungan atau sumber harga yang tidak valid.
Sumber ketiga adalah data Sistem Informasi Rencana Umum Pengadaan (SiRUP) dan LPSE. Banyak e-purchasing menunjukkan harga transaksi untuk barang sejenis. Hal ini dapat menjadi pembanding penting untuk menentukan HPS yang wajar.
Sumber keempat adalah laporan audit tahun-tahun sebelumnya. Laporan audit sering mencerminkan masalah harga atau ketidakwajaran yang terjadi pada pengadaan terdahulu. Dari laporan ini, penyusun HPS dapat belajar serta menghindari kesalahan yang sama.
Dengan berbagai sumber ini, instansi sebenarnya memiliki data yang sangat kaya untuk menyusun HPS yang akurat.
Tantangan dalam Menggunakan Data Historis
Tidak semua data historis dapat digunakan secara langsung. Ada beberapa tantangan dalam pemanfaatannya. Tantangan pertama adalah perbedaan spesifikasi. Harga barang di masa lalu mungkin tidak lagi relevan jika spesifikasi barang berubah secara signifikan. Misalnya, laptop dengan RAM 4GB tentu berbeda harganya dengan laptop RAM 16GB.
Tantangan kedua adalah perubahan lokasi. Pengadaan tahun lalu mungkin dilakukan di kota besar, sementara tahun ini dilakukan di daerah terpencil. Perbedaan lokasi sangat memengaruhi harga terutama untuk barang yang biaya logistiknya besar.
Tantangan ketiga adalah inflasi dan kondisi pasar. Data historis bisa menyesatkan jika inflasi tidak diperhitungkan. Barang yang harganya Rp10 juta tahun lalu mungkin naik menjadi Rp11 juta atau Rp12 juta tahun ini.
Tantangan keempat adalah data historis yang tidak lengkap. Banyak instansi tidak menyimpan bukti kontrak tahun sebelumnya atau tidak memiliki dokumentasi yang baik tentang harga satuan.
Tantangan-tantangan ini menunjukkan bahwa data historis harus digunakan dengan bijak, tidak asal salin.
Mengidentifikasi Pola Harga Berdasarkan Data Historis
Salah satu manfaat terbesar data historis adalah kemampuan untuk melihat pola harga. Jika suatu barang diadakan setiap tahun, penyusun HPS dapat melihat apakah harga barang tersebut mengalami kenaikan, penurunan, atau stabil.
Misalnya, jika harga printer selama tiga tahun terakhir adalah Rp2.150.000, Rp2.250.000, dan Rp2.350.000, maka ada peningkatan sekitar Rp100.000 setiap tahun. Dengan pola ini, penyusun HPS dapat memperkirakan harga tahun ini secara rasional.
Selain itu, data historis memungkinkan penyusun melihat outlier. Jika di tahun tertentu harga melonjak sangat tinggi karena permintaan besar, penyusun HPS dapat menilai apakah kenaikan itu normal atau akibat anomali pasar.
Dengan memahami pola harga, penyusun HPS dapat menulis nilai HPS yang tidak hanya akurat, tetapi juga defensif terhadap pertanyaan auditor.
Menyesuaikan Data Historis dengan Inflasi dan Perubahan Pasar
Tidak ada data historis yang dapat digunakan tanpa menyesuaikan nilai harga terhadap inflasi. Inflasi merupakan faktor alami yang memengaruhi naiknya biaya barang dan jasa. Jika harga tahun lalu adalah Rp10 juta, maka harga tahun ini bisa lebih tinggi 3% hingga 7%, tergantung inflasi.
Selain inflasi umum, ada inflasi sektoral yang sangat berpengaruh pada pengadaan tertentu. Misalnya, material konstruksi memiliki inflasi lebih tinggi dibanding barang elektronik. Karena itu, penyusun HPS harus menyesuaikan harga historis dengan jenis barang.
Perubahan pasar juga harus diperhatikan. Jika suatu barang menjadi lebih langka, lebih banyak permintaan, atau lebih sulit diproduksi, harga historis harus disesuaikan. Begitu pula jika teknologi baru muncul dan membuat harga barang lama turun.
Dengan melakukan penyesuaian ini, HPS yang dihasilkan lebih akurat dan mencerminkan kondisi pasar terkini.
Membandingkan Data Historis dengan Survei Harga Terkini
Data historis sangat berguna, tetapi tidak boleh digunakan sendirian. Penyesuaian terbaik adalah membandingkan data historis dengan hasil survei harga terbaru. Jika data historis dan survei harga selaras, maka penyusun HPS dapat sangat yakin bahwa harga tersebut wajar.
Namun jika ada perbedaan besar, penyusun HPS harus menganalisis penyebabnya. Bisa jadi harga pasar naik tajam karena kelangkaan. Bisa jadi harga historis terlalu tinggi karena kesalahan di masa lalu. Bisa jadi penyedia memberikan harga murah karena stok lama.
Kombinasi data historis dan survei terbaru adalah strategi terbaik untuk memastikan harga HPS benar-benar akurat.
Menghindari Kesalahan dalam Menggunakan Data Historis
Banyak instansi melakukan kesalahan saat menggunakan data historis. Kesalahan pertama adalah menyalin harga lama tanpa penyesuaian apa pun. Ini membuat HPS tahun ini tidak wajar.
Kesalahan kedua adalah menggunakan data historis dari pengadaan yang gagal atau bermasalah. Harga dari kontrak bermasalah tidak boleh dijadikan acuan.
Kesalahan ketiga adalah mengambil data dari tahun yang terlalu lama, seperti lima tahun lalu. Data tersebut mungkin sudah tidak relevan.
Kesalahan keempat adalah menggunakan harga barang yang spesifikasinya berbeda. Ini membuat perbandingan harga menjadi tidak valid.
Dengan menghindari kesalahan-kesalahan ini, penyusun HPS dapat memanfaatkan data historis dengan cara yang benar.
Membangun Database Harga sebagai Investasi Jangka Panjang
Pemanfaatan data historis akan jauh lebih efektif jika instansi membangun database harga internal. Database ini berisi data kontrak lama, harga barang, harga jasa, penyedia, serta catatan kinerja mereka. Dengan database ini, penyusun HPS tidak perlu memulai dari nol setiap tahun.
Database harga internal juga membantu mempercepat proses penyusunan HPS dan memberikan landasan yang kuat bagi auditor untuk memahami bagaimana harga dihitung. Selain itu, database harga dapat digunakan untuk melihat tren jangka panjang.
Database harga adalah investasi jangka panjang yang meningkatkan kapasitas unit teknis dan PPK dalam menyusun HPS yang berkualitas.
Data Historis adalah Fondasi HPS yang Profesional
Data historis bukan hanya arsip masa lalu, tetapi informasi strategis yang sangat bermanfaat dalam menyusun HPS yang akurat, realistis, dan dapat dipertanggungjawabkan. Dengan memanfaatkan data historis, penyusun HPS dapat mengurangi risiko harga tidak wajar, menilai tren pasar, dan menghasilkan HPS yang tidak mudah dibantah auditor.
Instansi yang mampu menggunakan data historis dengan baik akan memiliki kualitas pengadaan yang jauh lebih baik. Pengadaan menjadi lebih efisien, lebih transparan, dan lebih mudah dikendalikan. Tidak ada lagi HPS yang terlalu tinggi atau terlalu rendah, dan tidak ada lagi tender gagal hanya karena kesalahan dalam memperkirakan harga.
