Harga Perkiraan Sendiri (HPS) adalah salah satu dokumen paling krusial dalam pengadaan barang dan jasa. Ia digunakan sebagai batas kewajaran harga, dasar evaluasi penawaran, referensi dalam negosiasi, dan acuan auditor dalam menilai kesesuaian biaya. Namun meskipun HPS memiliki peran yang sangat strategis, banyak HPS yang disusun secara tidak tepat, tidak wajar, bahkan tidak dapat dipertanggungjawabkan. Auditor sering menemukan HPS yang nilainya terlalu tinggi atau terlalu rendah, tidak disertai analisis biaya satuan, atau disusun dengan sumber harga yang tidak kredibel. Fenomena ini tidak hanya terjadi pada instansi kecil, tetapi juga pada banyak lembaga besar yang kelihatannya sudah memiliki prosedur pengadaan yang mapan.
Pertanyaannya kemudian muncul: mengapa begitu banyak HPS tidak wajar? Apa yang sebenarnya menyebabkan proses penyusunan HPS menjadi lemah, tidak akurat, dan rentan dipersoalkan auditor? Untuk menjawab ini, kita harus melihat bagaimana HPS disusun di lapangan, siapa yang bertanggung jawab, dan bagaimana data harga dikumpulkan. Dari sana terlihat jelas bahwa permasalahan HPS bukan sekadar soal teknis, tetapi soal sistemik: budaya organisasi, kemampuan SDM, ketersediaan data harga, manajemen waktu, serta koordinasi dalam penyusunan dokumen teknis.
HPS Tidak Wajar karena Disusun Terlalu Cepat dan Tanpa Analisis
HPS seharusnya disusun secara sistematis dengan basis data yang kuat: survei pasar, referensi e-catalog, harga historis, harga pembanding dari instansi sejenis, serta analisis biaya satuan (AHSP). Namun kenyataannya, banyak HPS disusun dalam waktu sangat terbatas. Unit teknis atau PPK sering diminta menyerahkan HPS dalam hitungan hari—bahkan dalam beberapa kasus hanya dalam beberapa jam.
Karena waktu sangat sempit, penyusun HPS mengambil jalan pintas: menyalin harga dari tahun sebelumnya, mengambil contoh harga dari daftar pendek yang belum diverifikasi, atau memilih harga tertinggi dari beberapa penawaran. HPS yang disusun terburu-buru seperti ini tentu saja tidak mencerminkan kondisi pasar dan tidak menggambarkan biaya sebenarnya.
Akibatnya, HPS sering terlalu tinggi karena pengaman harga ditambahkan berlapis-lapis tanpa analisis. Atau sebaliknya, HPS terlalu rendah karena dibatasi oleh pagu yang tidak realistis. Kedua kondisi ini membuat HPS menjadi tidak wajar dan sangat rentan dipersoalkan.
Sumber Harga Tidak Kredibel atau Tidak Relevan
Penyusun HPS sering mengambil harga dari sumber yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Misalnya:
- Harga toko kecil yang tidak mewakili pasar
- Harga penawaran yang sebenarnya hanya formalitas
- Harga katalog toko online yang tidak termasuk biaya kirim atau tidak tersedia di daerah
- Harga distributor yang sudah tidak berlaku
- Harga barang bekas atau stok lama
Ketika penyusun HPS mengambil sumber harga seperti ini tanpa verifikasi, nilai HPS menjadi tidak valid. Auditor biasanya menilai apakah sumber harga dapat dipercaya dan apakah proses pengumpulan harga mengikuti standar.
Banyak penyusun HPS tidak memahami bahwa harga yang valid harus:
- Terkini
- Relevan dengan lokasi
- Relevan dengan kualitas barang yang diminta
- Dapat dibuktikan dokumennya
Karena tidak mengikuti kaidah tersebut, HPS sering disusun berdasarkan asumsi dan bukan data nyata.
Ketidakpahaman Terhadap AHSP dan Struktur Biaya
Untuk pengadaan konstruksi atau pekerjaan jasa lainnya, HPS harus disusun berdasarkan AHSP (Analisis Harga Satuan Pekerjaan). AHSP memecah harga satuan menjadi komponen tenaga kerja, material, alat, dan biaya lain-lain yang sesuai standar. Namun banyak penyusun HPS tidak memahami cara membuat AHSP dengan benar.
Mereka hanya melihat harga total material dan menambahkan margin secara acak. Tidak ada hitungan per jam tenaga kerja, per siklus alat, atau per volume pekerjaan. Ketika AHSP tidak disusun, HPS menjadi angka yang tidak mencerminkan realitas lapangan.
Misalnya, pekerjaan pengecoran dihitung hanya berdasarkan harga beton per meter kubik, tanpa menghitung biaya bekisting, vibrator, tenaga kerja, atau alat. Padahal semua komponen ini menentukan biaya sesungguhnya.
Ketika auditor memeriksa HPS seperti ini, temuan hampir pasti muncul.
HPS Tidak Wajar karena Tidak Mempertimbangkan Lokasi
Harga di kota besar berbeda dengan harga di daerah terpencil. Harga di pulau utama berbeda dengan harga di pulau kecil. Biaya logistik, transportasi, dan ketersediaan barang sangat mempengaruhi harga pasar. Namun banyak penyusun HPS menggunakan harga dari kota besar sebagai referensi untuk daerah terpencil.
Contoh umum:
- Menggunakan harga Jakarta untuk pengadaan di Papua
- Menggunakan harga Surabaya untuk lokasi pedalaman Kalimantan
- Menggunakan harga Bandung untuk pengadaan pegunungan Sumatera
Ketidaksesuaian ini membuat HPS tampak tidak wajar. Mungkin terlalu rendah sehingga penyedia tidak mampu memenuhi kontrak. Atau terlalu tinggi sehingga dianggap mark-up. Padahal penyebabnya sederhana: HPS tidak menyesuaikan dengan lokasi.
Kebiasaan Menggunakan Harga Tahun Lalu Tanpa Penyesuaian Inflasi
Banyak instansi menggunakan harga referensi dari tahun-tahun sebelumnya tanpa memperhitungkan inflasi atau perubahan biaya pasar. Akibatnya, HPS terlalu rendah dibandingkan kondisi pasar. Penyedia memberikan penawaran yang lebih tinggi dari pagu, sehingga tender gagal berulang kali.
Sebaliknya, ada pula yang menggunakan harga lama yang terlalu tinggi, sehingga HPS tahun ini masih mencerminkan harga dua atau tiga tahun sebelumnya yang sudah tidak relevan. Tidak adanya penyesuaian inflasi membuat HPS menjadi tidak logis dari perspektif ekonomi.
Tidak Ada Mekanisme Review atau Validasi Internal
HPS seharusnya melalui proses review oleh tim teknis, tim anggaran, dan unit pengadaan. Namun banyak instansi menyerahkan HPS apa adanya ke unit pengadaan tanpa pemeriksaan internal. Tidak ada orang yang mengecek apakah harga satuan dihitung benar, apakah volume sudah tepat, atau apakah sumber harga valid.
HPS yang tidak pernah direview biasanya memiliki kesalahan berikut:
- Volume tidak sesuai BOQ
- Harga tidak sesuai spesifikasi
- Harga satuan dan total tidak konsisten
- HPS tidak menyesuaikan perubahan teknis terbaru
Ketika HPS tidak direview, peluang kesalahan meningkat secara signifikan.
Pengaruh Pagu Anggaran Membuat HPS Tidak Wajar
Pagu anggaran sering menjadi faktor penentu, bahkan lebih dominan daripada harga pasar. Ketika pagu terlalu kecil, penyusun HPS menurunkan harga agar muat dalam pagu. Ketika pagu terlalu besar, harga dinaikkan secara tidak proporsional agar sesuai pagu.
Ini sangat umum terjadi:
- “Pokoknya HPS jangan lebih dari pagu.”
- “Sesuaikan saja dengan anggaran yang ada.”
- “Kalau terlalu rendah, penyedia tidak mau ikut.”
Akibatnya, HPS tidak lagi mencerminkan biaya sebenarnya, tetapi hanya menyesuaikan pagu. Hal ini berdampak besar pada kewajaran harga dan sering menjadi temuan utama auditor.
Kurangnya Kontrol Organisasi atas Proses Penyusunan HPS
Setiap instansi seharusnya memiliki mekanisme internal untuk memastikan HPS disusun sesuai prosedur. Namun banyak instansi tidak memiliki SOP penyusunan HPS, tidak memiliki standar format AHSP, dan tidak memiliki database harga. Akibatnya, setiap penyusun bekerja dengan caranya masing-masing.
Instansi yang minim pengendalian biasanya menghasilkan HPS yang:
- Tidak konsisten antarproyek
- Tidak mengikuti standar analisis biaya
- Tidak dapat dibuktikan sumber harganya
- Tidak memperhatikan risiko lapangan
Tanpa kontrol organisasi, kualitas HPS sangat bergantung pada kemampuan individu penyusunnya.
Bagaimana Memperbaiki HPS Agar Wajar dan Dapat Dipertanggungjawabkan?
Setelah memahami berbagai penyebab HPS tidak wajar, langkah berikutnya adalah memperbaikinya. Perbaikan HPS tidak hanya memerlukan perubahan teknis, tetapi juga perubahan budaya kerja, manajemen waktu, dan koordinasi antarunit.
Perbaikan pertama adalah memastikan bahwa HPS disusun berdasarkan analisis harga, bukan perkiraan. Setiap komponen harga harus memiliki dasar yang jelas: survei pasar, referensi katalog, dokumen penawaran, atau harga historis. Harga harus dibandingkan, bukan diambil satu sumber.
Selain itu, AHSP harus disusun dengan benar, terutama untuk pekerjaan konstruksi atau jasa lainnya. AHSP menjelaskan struktur biaya dan dapat menunjukkan bahwa harga satuan sudah realistis. Ketika AHSP kuat, HPS otomatis kuat.
Harga harus disesuaikan dengan lokasi. Jika barang sulit didapat di lokasi atau transportasinya mahal, hal itu harus dihitung. Penyusun HPS harus memahami kondisi pasar setempat.
Selain itu, HPS harus disusun sejak awal tahun, bukan ketika tender sudah dekat. Manajemen waktu sangat penting. Ketika HPS disusun sejak awal, penyusun memiliki waktu untuk melakukan survei harga dan analisis biaya secara benar.
Instansi juga harus memiliki standar dokumen HPS: format, struktur AHSP, sumber harga, dan cara validasi. Ketika semua mengikuti format yang sama, kualitas HPS meningkat secara signifikan.
Akhirnya, HPS harus direview secara internal sebelum diserahkan ke unit pengadaan. Review ini harus mencakup aspek teknis, aspek harga, aspek kewajaran, aspek lokasi, dan aspek risiko. Jika review dilakukan dengan baik, banyak kesalahan dapat dicegah sejak awal.
HPS yang Baik adalah Cermin Profesionalitas Instansi
HPS bukan sekadar dokumen administratif. Ia adalah cermin kemampuan instansi dalam merencanakan pengadaan secara profesional. HPS yang wajar menunjukkan bahwa instansi mampu mengelola anggaran secara efisien, memahami kondisi pasar, dan bekerja berdasarkan data. Sebaliknya, HPS yang tidak wajar menunjukkan kelemahan dalam perencanaan, koordinasi, dan kapasitas teknis.
Dengan memperbaiki proses penyusunan HPS, instansi dapat meningkatkan kualitas pengadaan secara menyeluruh. Tidak hanya mencegah temuan audit, tetapi juga memastikan bahwa barang dan jasa yang diterima benar-benar sesuai kebutuhan, tepat waktu, dan tepat kualitas.
