Dokumen teknis adalah fondasi dari setiap proses pengadaan barang dan jasa. Ia menentukan apa yang harus dibeli, bagaimana standar kualitasnya, bagaimana volume dihitung, bagaimana harga disusun, dan bagaimana penyedia akan bekerja. Namun meskipun perannya sangat penting, banyak dokumen teknis di berbagai instansi pemerintah masih jauh dari standar yang layak. Auditor sering menemukan dokumen teknis yang tidak lengkap, tidak akurat, tumpang tindih, atau bahkan tidak sesuai dengan kebutuhan sebenarnya. Penyedia pun sering bingung karena spesifikasi teknis tidak jelas, perhitungan volume tidak tepat, atau gambar kerja tidak mencerminkan kondisi lapangan.
Fenomena dokumen teknis tidak berkualitas ini sudah terjadi bertahun-tahun, hampir di semua sektor: konstruksi, pengadaan barang, jasa konsultansi, hingga jasa lainnya. Banyak proyek molor, biaya membengkak, dan kualitas output menurun karena akar masalah sesungguhnya terletak pada dokumen teknis yang lemah sejak awal. Pertanyaannya: mengapa ini terus terjadi? Mengapa begitu banyak dokumen teknis yang seharusnya menjadi fondasi malah menjadi sumber masalah utama?
Untuk menjawabnya, kita perlu melihat lebih dalam bagaimana dokumen teknis disusun, siapa yang menyusunnya, bagaimana proses validasinya, dan bagaimana organisasi memperlakukan dokumen teknis dalam siklus pengadaan. Dari sana akan terlihat bahwa masalah ini tidak hanya soal kemampuan teknis, tetapi juga tentang budaya kerja, manajemen waktu, pembagian tugas, dan pola pikir organisasi.
Dokumen Teknis Dibuat Terburu-buru
Salah satu penyebab paling umum dokumen teknis tidak berkualitas adalah karena ia dibuat terburu-buru. Banyak unit teknis mulai menyusun spesifikasi teknis, KAK, BOQ, HPS, atau gambar kerja ketika proses pengadaan sudah harus segera dimulai. Beberapa bahkan baru menyiapkannya ketika pokja meminta. Situasi terburu-buru ini menyebabkan penyusunan dilakukan asal selesai, bukan asal benar.
Ketika waktu penyusunan sangat pendek, penyusun tidak punya kesempatan melakukan survei lapangan, analisis volume yang benar, atau pengecekan harga pasar secara detail. Dokumen teknis akhirnya disusun dengan mengandalkan dokumen tahun sebelumnya, perkiraan kasar, atau asumsi yang belum diverifikasi. Akibatnya, banyak dokumen teknis menjadi tidak akurat, tidak lengkap, dan penuh kesalahan.
Dalam kondisi seperti ini, kesalahan menjadi sesuatu yang tidak terhindarkan. Spesifikasi teknis tidak menggambarkan kebutuhan nyata. BOQ diisi dengan volume yang salah. HPS tidak mencerminkan kewajaran harga. Dan ketika kontrak berjalan, semua pihak kebingungan karena dokumen awalnya tidak dapat dijadikan pedoman.
Minimnya Analisis Kebutuhan yang Cermat
Dokumen teknis harus didasarkan pada analisis kebutuhan yang matang. Namun sering kali, analisis ini tidak dilakukan secara mendalam. Unit kerja hanya mengajukan daftar barang atau pekerjaan tanpa mempertimbangkan manfaat, urgensi, dan kesesuaian dengan konteks teknis.
Misalnya, spesifikasi alat kantor ditulis terlalu sederhana sehingga kualitas barang yang datang tidak sesuai harapan. Atau kebutuhan renovasi gedung ditulis berdasarkan perkiraan kasar, bukan berdasarkan hasil survei fisik. Ketika analisis kebutuhan lemah, dokumen teknis menjadi tidak akurat dan tidak berkualitas.
Analisis kebutuhan yang tidak matang sering terlihat dari hal-hal berikut:
- Barang yang dibeli tidak benar-benar sesuai kebutuhan.
- Volume pekerjaan tidak sesuai kondisi lapangan.
- Spesifikasi teknis terlalu umum atau justru terlalu spesifik.
- KAK tidak menggambarkan ruang lingkup secara rinci.
Ketika analisis kebutuhan tidak jelas sejak awal, dokumen teknis hanya menjadi daftar formalitas tanpa nilai substantif.
Kekurangan Kompetensi Teknis dalam Penyusunan Dokumen
Tidak semua orang yang diberi tugas menyusun dokumen teknis memiliki kompetensi teknis yang memadai. Ini adalah salah satu akar masalah terbesar dan paling sensitif. Banyak instansi tidak memiliki tenaga yang benar-benar ahli dalam menyusun spesifikasi teknis, gambar kerja, atau BOQ. Bahkan untuk pekerjaan konstruksi yang kompleks, penyusunan dokumen sering dilakukan oleh staf umum atau staf teknis yang tidak memiliki latar belakang keinsinyuran yang relevan.
Akibatnya, dokumen teknis yang disusun tidak memenuhi standar teknis yang seharusnya. Detail penting hilang, perhitungan salah, gambar tidak sesuai kaidah, atau spesifikasi tidak mengikuti standar industri. Ketika penyedia melihat dokumen teknis seperti ini, mereka kesulitan menghitung penawaran. Dan ketika pekerjaan berjalan, penyedia sering menggunakan celah dokumen teknis yang lemah untuk mengajukan variasi atau klaim.
Kekurangan kompetensi ini juga terlihat dalam penyusunan HPS. Banyak HPS disusun hanya dengan mengambil satu daftar harga, tanpa analisis biaya satuan (AHSP) atau kajian harga pasar yang memadai. Ketika auditor memeriksa, HPS dianggap tidak wajar atau tidak dapat dipertanggungjawabkan.
Ketergantungan pada Dokumen Tahun Sebelumnya
Banyak dokumen teknis disusun dengan cara menyalin dokumen tahun sebelumnya tanpa melakukan penyesuaian yang memadai. Salin-tempel ini dilakukan karena waktu terbatas, SDM terbatas, atau budaya kerja yang sudah terbentuk. Namun hasilnya bisa berbahaya.
Dokumen tahun sebelumnya mungkin tidak lagi relevan: harga berubah, kondisi lapangan berubah, standar teknis berubah, dan kebutuhan pengguna berubah. Namun karena dokumen lama langsung disalin, kesalahan yang ada pada tahun sebelumnya ikut terbawa dan menjadi kesalahan berulang.
Kasus seperti ini sangat sering ditemukan oleh auditor: spesifikasi teknis yang sama sekali tidak sesuai barang yang dibutuhkan, volume pekerjaan yang tidak menggambarkan kondisi lapangan, atau HPS yang menggunakan harga lama. Ketika hal ini terjadi, kualitas dokumen teknis pasti menurun.
Tidak Ada Review Internal Sebelum Dokumen Final
Dokumen teknis yang baik seharusnya melalui proses review oleh pihak yang kompeten. Namun di banyak instansi, dokumen teknis disusun oleh satu orang atau satu unit tanpa pemeriksaan internal yang memadai. Akibatnya, kesalahan kecil maupun besar lolos begitu saja.
Review internal penting untuk menghindari:
- Ketidakkonsistenan antara KAK, spesifikasi teknis, dan BOQ
- Kesalahan volume pekerjaan
- Kesalahan konversi satuan
- Harga tidak wajar
- Gambar kerja yang tidak sesuai
Tanpa review, dokumen teknis menjadi rentan terhadap kesalahan dan kurang dapat dipertanggungjawabkan. Ketika dokumen langsung dilempar ke tahap pengadaan, pokja pemilihan sering kebingungan karena dokumen tidak sinkron antara satu bagian dengan bagian lain.
Manajemen Waktu yang Buruk
Banyak instansi gagal menyusun dokumen teknis berkualitas karena manajemen waktu yang buruk. Tahun anggaran seolah berjalan tanpa rencana. Dokumen teknis tidak dijadwalkan sejak awal. Unit teknis sering sibuk dengan pekerjaan lain, sehingga penyusunan dokumen teknis selalu tertunda.
Ketika waktu sudah mendesak, unit teknis panik dan menyusun dokumen seadanya. Bahkan ada dokumen teknis yang disusun hanya dalam hitungan jam. Wajar jika hasilnya jauh dari berkualitas.
Manajemen waktu yang buruk juga membuat unit teknis sering tidak melakukan survei lapangan. Mereka hanya mengandalkan ingatan atau asumsi. Padahal survei lapangan adalah kunci untuk mengetahui kondisi riil pekerjaan.
Tidak Ada Standar Dokumen Teknis di Instansi
Setiap instansi seharusnya memiliki standar baku untuk dokumen teknis. Namun kenyataannya, banyak instansi tidak memiliki template atau format standar. Akibatnya, setiap unit membuat dokumen teknis dengan format dan kualitas yang berbeda.
Beberapa dokumen teknis dibuat terlalu ringkas. Beberapa terlalu panjang tetapi tidak substansial. Beberapa mencampur deskripsi teknis dengan narasi yang tidak penting. Tanpa standar dokumen, kualitas dokumen sangat beragam dan sulit dikendalikan.
Staf baru juga sering kesulitan karena tidak ada pedoman. Mereka hanya meniru dokumen lama, yang tidak selalu benar.
Kurangnya Koordinasi Antarunit
Dokumen teknis berkualitas membutuhkan koordinasi antara unit teknis, unit perencanaan, unit pengadaan, dan pengguna. Namun koordinasi sering lemah atau tidak ada sama sekali. Unit teknis menyusun dokumen tanpa berkonsultasi dengan pengguna atau unit pengadaan. Unit pengadaan baru melihat dokumen ketika proses sudah dimulai.
Akibatnya:
- Nama paket tidak sesuai standar pengadaan
- Spesifikasi teknis tidak sesuai kebutuhan pengguna
- Volume pekerjaan tidak sinkron dengan anggaran
- Metode pengadaan tidak sesuai nilai paket
Ketika koordinasi buruk, dokumen teknis tidak akan pernah mencapai kualitas optimal.
Kurangnya Pemahaman Terhadap Risiko Lapangan
Dokumen teknis harus mempertimbangkan risiko lapangan seperti cuaca, akses, kondisi fisik lokasi, dan kebutuhan peralatan khusus. Namun banyak dokumen teknis disusun tanpa mempertimbangkan hal ini. Penyusun dokumen hanya fokus pada deskripsi umum tanpa memasukkan elemen risiko.
Ketika dokumen tidak mencerminkan kondisi lapangan, pekerjaan mudah bermasalah. Penyedia menghadapi hambatan yang tidak diperkirakan. Pekerjaan menjadi lambat. Biaya meningkat. Akhirnya, instansi harus melakukan addendum atau perpanjangan waktu.
Kesalahan ini terjadi karena dokumen teknis tidak dipadukan dengan survei lapangan atau kajian teknis yang cukup.
Tidak Ada Insentif untuk Menyusun Dokumen Berkualitas
Di banyak instansi, menyusun dokumen teknis bukan bagian dari penilaian kinerja. Tidak ada penghargaan bagi mereka yang menyusun dokumen teknis dengan baik. Tidak ada konsekuensi bagi mereka yang menyusun dokumen buruk. Akibatnya, motivasi menjadi rendah.
Ketika tugas yang sangat penting tidak dianggap penting oleh organisasi, kualitas pekerjaan pasti menurun. Untuk meningkatkan kualitas dokumen teknis, instansi harus menjadikan penyusunan dokumen teknis sebagai bagian dari kinerja resmi.
Dokumen Teknis yang Lemah Akan Menghasilkan Pengadaan yang Lemah
Dokumen teknis yang tidak berkualitas bukan hanya masalah administratif. Ia adalah penyebab utama keterlambatan pengadaan, pembengkakan biaya, sengketa kontrak, hingga temuan audit. Ketika dokumen teknis lemah, pengadaan akan berjalan seperti kapal tanpa kompas. Semua pihak akan kesulitan bekerja.
Namun kabar baiknya adalah: masalah ini bisa diatasi. Dengan persiapan lebih awal, peningkatan kompetensi, koordinasi yang baik, manajemen waktu yang jelas, dan proses review yang ketat, dokumen teknis bisa meningkat kualitasnya secara signifikan.
