Birokrasi pemerintah adalah rumah besar tempat lahirnya banyak kebijakan, pelayanan, dan keputusan yang menyangkut hajat hidup orang banyak. Namun di balik fungsinya yang penting, birokrasi sering dianggap terlalu ribet, berbelit, dan menghabiskan waktu. Banyak warga merasa urusan yang seharusnya sederhana menjadi panjang hanya karena alur administrasi yang tak kunjung ringkas. Di balik keribetan itu, seringkali ada pola pikir, budaya kerja, dan kebiasaan ASN sendiri yang tanpa disadari membentuk birokrasi yang tidak efisien.
Tulisan ini mencoba melihat akar masalahnya dari sisi manusia—dari sisi ASN itu sendiri—dan bagaimana budaya kerja mereka berperan dalam menghasilkan birokrasi yang ribet. Dengan cara pandang naratif dan bahasa sederhana, kita akan mengurai bagaimana suatu sistem yang sebenarnya bisa dibuat mudah justru menjadi rumit karena perilaku, struktur, dan kebiasaan yang tidak berubah.
Budaya Administrasi yang Terlalu Mengandalkan Kertas
Salah satu sumber keribetan terbesar dalam birokrasi adalah budaya kertas. Surat harus ditandatangani basah, arsip harus dicetak, dokumen harus berstempel, dan setiap proses harus melewati beberapa meja. Meskipun teknologi sudah tersedia, budaya administrasi manual masih sangat kuat.
ASN merasa lebih aman jika semua hal terdokumentasi fisiknya. Ketakutan bahwa digital itu rentan rusak membuat banyak instansi tetap memaksakan proses tradisional. Akibatnya, satu urusan sederhana bisa melewati banyak langkah, hanya karena semua orang ingin menyimpannya dalam bentuk kertas.
Banyak ASN ingin aman secara aturan, sehingga mereka memilih cara paling konservatif: minta tanda tangan semua pejabat. Padahal, tidak semua langkah itu benar-benar dibutuhkan. Namun, karena pola pikir “lebih aman kalau panjang,” birokrasi pun menjadi ribet oleh ketakutan-ketakutan kecil yang diulang setiap hari.
Hierarki yang Kaku dan Terlalu Banyak Tahapan Persetujuan
Birokrasi bekerja dengan hierarki. Itu wajar. Namun seringkali hierarki itu menjadi penghambat, bukan pengatur. Setiap keputusan kecil harus naik tangga persetujuan yang panjang. Surat yang seharusnya bisa langsung diputuskan oleh pejabat teknis justru harus naik ke kepala bidang, lalu kepala bagian, kemudian kepala dinas.
Ini membuat proses lambat dan tidak efisien. Banyak ASN sebenarnya ingin menyelesaikan pekerjaan dengan cepat, tetapi mereka terikat oleh struktur yang terlalu kaku. Bahkan ketika seorang ASN memiliki kompetensi, ia tetap tidak punya kewenangan untuk memutuskan.
Akibatnya, sistem menjadi ribet bukan karena pekerjanya malas, tetapi karena kewenangan yang terpusat di pucuk. ASN tertentu tidak berani mengambil keputusan karena takut disalahkan. Dan rasa takut ini membuat birokrasi tambah rumit: semua hal harus “dilimpahkan ke atasan.”
Proses Manual yang Tidak Pernah Diperbarui
Di banyak kantor pemerintah, SOP yang digunakan berasal dari bertahun-tahun lalu. Cara kerja tetap memakai pola lama meskipun kondisi dan teknologi sudah berubah. Proses manual yang dulunya efektif kini justru menjadi beban.
Misalnya, permohonan izin yang harus dicatat di buku besar, padahal sistem digital sudah tersedia. Atau formulir yang sebenarnya bisa diisi online, tetapi tetap diminta versi cetaknya. Ketidakmauan untuk memperbarui proses ini berasal dari rasa nyaman.
ASN merasa proses manual lebih mudah karena mereka terbiasa. Mengubah SOP berarti belajar ulang, beradaptasi, dan bekerja dengan cara baru—sesuatu yang sering dianggap merepotkan. Akibatnya, proses yang sebenarnya bisa dipersingkat justru tetap panjang karena tidak ada keberanian untuk memperbaruinya.
Ketergantungan Pada Rapat dan Koordinasi Berlebihan
Rapat adalah bagian penting birokrasi. Namun di banyak instansi, rapat justru menjadi sumber keribetan. Ada rapat koordinasi, rapat persiapan, rapat pembahasan, rapat pemantapan, dan rapat evaluasi—semua untuk hal yang sama.
ASN seringkali merasa tidak enak jika mengambil keputusan tanpa “rapat dulu.” Budaya kolektif ini muncul dari rasa takut salah. Jadi, banyak keputusan akhirnya berputar-putar di lingkaran rapat tanpa akhir.
Keribetan birokrasi lahir karena satu hal kecil harus dibahas berkali-kali. Padahal, jika kewenangan diberikan lebih jelas dan SOP dibuat lebih tegas, keputusan bisa diambil jauh lebih cepat tanpa harus menunggu rapat panjang yang melelahkan.
Minimnya Pemanfaatan Teknologi Secara Optimal
Indonesia sudah memiliki banyak sistem digital pemerintah—SIPD, SRIKANDI, aplikasi layanan publik, e-office, e-budgeting, dan sebagainya. Namun keberadaannya tidak otomatis membuat birokrasi lebih ringkas.
Di banyak kantor, digitalisasi hanya memindahkan proses lama ke media baru: tetap ribet, hanya berpindah ke layar.
Contohnya:
- Dokumen harus diunggah, tetapi tetap diminta versi fisik.
- Pengesahan dilakukan online, tetapi tetap dimintai tanda tangan basah.
- Sistem elektronik ada, tetapi pengguna lebih nyaman memakai WhatsApp dan kertas.
Artinya, masalahnya bukan teknologinya, tetapi cara ASN menggunakannya. Teknologi tidak mengubah birokrasi jika mentalitasnya tetap sama. Digitalisasi seharusnya memotong proses, bukan menambah langkah baru.
Budaya Takut Salah yang Menyebabkan Semua Hal Dibuat Rumit
Salah satu akar budaya birokrasi yang ribet adalah rasa takut salah. ASN sering bekerja dalam lingkungan yang membuat kesalahan bisa berujung teguran, pemeriksaan, atau dianggap tidak profesional.
Karena itu, mereka cenderung membuat:
- berkas lebih banyak dari yang dibutuhkan,
- paraf lebih berlapis,
- langkah lebih panjang,
- bukti-bukti berlebihan,
- dan keputusan lebih lambat.
Keribetan ini sebenarnya bentuk perlindungan diri. Daripada disalahkan, lebih baik prosesnya dibuat sangat aman hingga akhirnya berlebihan. Mentalitas ini membuat banyak ASN tidak berani menyederhanakan proses karena khawatir dianggap tidak patuh.
Padahal, justru keberanian untuk merampingkan langkah-langkah administratif adalah kunci birokrasi modern.
Tidak Ada Evaluasi Rutin Terhadap Proses yang Berjalan
Banyak SOP dibiarkan mengalir tanpa dievaluasi. ASN hanya menjalankan apa yang sudah ada, tanpa mempertanyakan apakah masih relevan. Tidak ada forum formal yang mendiskusikan penyederhanaan proses secara berkala.
Tanpa evaluasi, langkah-langkah yang tidak dibutuhkan tetap berlangsung. Sistem yang awalnya dibuat untuk mengontrol kualitas akhirnya berubah menjadi beban. ASN menjalankannya seperti mesin tanpa bertanya, “Apakah ini masih perlu?”
Padahal, evaluasi rutin adalah cara terbaik untuk mendeteksi keribetan. Jika setiap instansi mengadakan evaluasi tahunan terhadap proses bisnisnya, pasti banyak langkah berlebih yang bisa dipangkas.
Pembagian Tugas yang Tidak Efektif
Di banyak kantor, pembagian tugas masih kabur. Ada pegawai yang terlalu banyak tugas, sementara yang lain sangat sedikit bekerja. Ketimpangan ini menciptakan alur kerja tidak stabil—ada proses yang menumpuk di satu meja, sementara meja lain kosong.
Ketidakjelasan ini juga membuat ASN kebingungan harus mengurus apa. Dalam kondisi seperti ini, birokrasi menjadi ribet bukan hanya karena sistemnya berbelit, tetapi karena tidak ada alur kerja yang seimbang.
Penataan ulang manajemen SDM sebenarnya bisa menjadi solusi. Jika tugas dibagi proporsional dan sesuai kompetensi, proses bisa berjalan jauh lebih lancar.
Kurangnya Pelatihan Pengembangan Kompetensi
Tidak semua ASN memiliki keterampilan administrasi, teknologi, atau komunikasi yang seimbang. Banyak ASN menjalankan tugas hanya berdasarkan kebiasaan, bukan kompetensi formal.
Akibatnya, ketika ada perubahan proses, inovasi, atau teknologi baru, mereka merasa kesulitan. Kesulitan ini berkontribusi pada proses yang ribet karena ASN akhirnya membutuhkan lebih banyak waktu, rapat, dan dokumen hanya untuk memastikan pekerjaan mereka benar.
Pelatihan yang rutin dan kontekstual bisa membuat birokrasi lebih ringkas. Namun kenyataannya, kesempatan pelatihan sering tidak merata, dan banyak ASN tidak memiliki kesempatan belajar ulang.
Pengawasan yang Lemah dan Tidak Konsisten
Sistem birokrasi yang rumit juga lahir dari pengawasan yang tidak konsisten. Ada instansi yang terlalu ketat, ada pula yang sangat longgar. Akibatnya, banyak proses tidak memiliki standar seragam.
ASN yang bekerja tanpa standar jelas cenderung membuat aturan sendiri untuk merasa aman. Dari aturan-aturan kecil yang berasal dari meja masing-masing itu, birokrasi menjadi ribet secara keseluruhan.
Pengawasan yang lemah juga membuat proses penyederhanaan tidak berjalan. Tanpa dorongan dari pimpinan, sistem lama akan terus bertahan.
Budaya Mengikuti Arus yang Menghambat Perubahan
Banyak ASN memiliki kecenderungan “mengikuti arus.” Mereka tidak ingin terlihat terlalu berbeda atau menonjol. Ketika mayoritas rekan kerja tetap menggunakan cara lama, mereka juga ikut cara lama meskipun sebenarnya lebih repot.
Budaya mengikuti arus ini membuat inovasi sulit berjalan. Bahkan jika ada pegawai yang ingin merampingkan proses, mereka sering dianggap “terlalu cepat,” “tidak sesuai kebiasaan,” atau “melanggar alur.”
Akhirnya, sistem yang sudah ribet terus berjalan karena semua orang memilih aman dalam kebiasaan lama daripada mengambil risiko untuk berubah.
Penutup
Keribetan birokrasi bukanlah kutukan. Ia lahir dari kebiasaan, budaya, rasa takut, struktur kaku, dan proses yang tidak pernah dievaluasi. Artinya, ia bisa diperbaiki.
ASN memiliki peran kunci dalam perubahan ini. Jika ASN berani menyederhanakan langkah, memanfaatkan teknologi dengan benar, mengurangi ketergantungan pada rapat, dan memperbarui SOP, birokrasi bisa berubah menjadi lebih lincah, cepat, dan manusiawi.
Masyarakat membutuhkan birokrasi yang sederhana. Pemerintah membutuhkan ASN yang berani berubah. Dan perubahan itu dimulai dari satu langkah: mencabut kerumitan yang tidak perlu dan menggantinya dengan cara kerja yang lebih cerdas.
Jika setiap ASN berkomitmen membuat proses lebih mudah hari ini, masa depan birokrasi Indonesia bisa jauh lebih baik daripada yang kita bayangkan.
