Tips Menyusun Surat Perintah / Nota Dinas yang Baik

Pendahuluan: Kenapa surat perintah / nota dinas penting

Surat perintah atau nota dinas adalah alat komunikasi resmi di organisasi — terutama instansi pemerintahan, lembaga, dan perusahaan — untuk memberi arahan, menetapkan tugas, atau mencatat keputusan. Meski terlihat sederhana, dokumen ini sering menjadi rujukan formal: bukti tugas, dasar pelaksanaan kegiatan, bahkan dasar audit atau pertanggungjawaban. Karena itu, menyusun nota dinas bukan sekadar menulis; ia harus jelas, ringkas, dan dapat dipertanggungjawabkan.

Banyak masalah muncul karena nota yang tidak jelas: penerima bingung, tugas terlewat, atau pelaksanaan jadi salah kaprah. Sebaliknya, nota yang baik memudahkan kerja, mempercepat pengambilan keputusan, dan mengurangi kesalahan komunikasi. Nota juga sering dibaca oleh pihak lain (atasan, bagian keuangan, auditor), sehingga bahasa yang dipakai harus sederhana — hindari istilah teknis yang tidak semua orang mengerti, jangan memakai kalimat berbelit, dan gunakan struktur yang mudah dipindai (judul, tujuan, isi, penutup).

Tulisan ini bertujuan memberi panduan praktis yang bisa Anda terapkan langsung: dari susunan elemen wajib, pilihan kata, hingga contoh format yang aman dan mudah diikuti.

Apa itu Surat Perintah / Nota Dinas? — Pengertian sederhana

Secara sederhana, surat perintah atau nota dinas adalah dokumen tertulis yang dikeluarkan oleh otoritas di dalam organisasi untuk memberi instruksi. Perbedaannya dengan surat biasa: nota dinas bersifat internal (ditujukan kepada orang/ unit dalam organisasi yang sama) dan biasanya berhubungan langsung dengan tugas, keputusan, atau pelaksanaan kegiatan.

Nota dinas bisa beragam bentuk: permintaan persetujuan, perintah kerja, penugasan, notulensi singkat keputusan rapat, permintaan data, atau konfirmasi. Meski fungsinya beragam, karakter pokoknya tetap sama: singkat, jelas, dan tercatat. Karena nota sering menjadi bukti administrasi, ada baiknya mencantumkan elemen dasar — seperti tanggal, nomor (jika ada), perihal, tujuan, isi instruksi, penanggung jawab, serta tanda tangan atau persetujuan atasan.

Mengapa harus sederhana? Karena pembacanya bisa berbeda-beda: staf teknis, bagian administrasi, pimpinan, hingga pihak eksternal yang dimintai informasi. Bila Anda memakai istilah teknis yang rumit, risikonya instruksi disalahpahami. Contohnya: bila Anda menulis “Lakukan verifikasi parameter X sesuai SOP”, lebih berguna bila ditulis “Periksa data nilai X pada berkas A, baris 10–20, dan konfirmasi ke bagian Y sebelum tanggal Z”. Penjabaran seperti itu membuat tugas lebih mudah dilaksanakan tanpa meminta pemahaman teknis tambahan.

Nilai tambah nota dinas yang baik: memuat waktu penyelesaian, siapa yang harus bertanggung jawab, hasil yang diharapkan, dan langkah pelaporan. Semua itu membantu memantau progres dan memudahkan evaluasi. Di bab berikut kita akan uraikan struktur yang praktis dan mudah diikuti.

Struktur dan elemen wajib dalam nota dinas

Agar nota dinas dapat berfungsi sebagai alat kerja dan dokumentasi, susunan yang konsisten penting. Berikut elemen dasar yang sebaiknya selalu ada — disusun sedemikian rupa agar penerima segera tahu apa yang harus dilakukan.

Kop / Identitas Pengirim
Tulis nama instansi, unit, atau divisi pengirim. Jika organisasi Anda punya kepala surat (letterhead), gunakan kop itu. Bila tidak, cantumkan nama pengirim dan jabatannya.
Tanggal
Cantumkan tanggal pembuatan nota. Ini penting untuk penelusuran waktu pelaksanaan dan prioritas.
Nomor Surat / Arsip (opsional)
Jika organisasi menggunakan sistem penomoran, tulis nomor agar dokumen mudah diarsip. Bila tidak ada, gunakan kode singkat atau catatan rekaman.
Perihal / Judul Singkat
Beri judul yang jelas dan singkat, misal: “Perintah Pelaksanaan Inventaris Ruang A” atau “Permintaan Data Realisasi Bulan Mei”. Judul membantu pembaca segera memahami inti.
Kepada (Penerima)
Tuliskan siapa yang ditugaskan: nama lengkap atau unit kerja. Hindari kata umum seperti “Yth. Staf” jika tugas spesifik.
Isi / Tubuh Nota — struktur isi:
- Pembuka singkat: satu kalimat yang menyebut latar singkat atau dasar perintah (misal: “Sehubungan dengan…”)
- Tujuan / maksud: jelaskan apa yang ingin dicapai.
- Instruksi/petunjuk kerja: uraikan langkah nyata yang harus dilakukan (siapa, apa, kapan, di mana, bagaimana).
- Batas waktu: jelas dan konkret (tanggal dan jam bila perlu).
- Pelaporan: ke siapa hasil dilaporkan dan format laporan (email, hardcopy, ringkasan).
Penutup dan Tanda Tangan
Cantumkan nama dan jabatan penandatangan serta tanda tangan (atau cap elektronik). Bila ada beberapa pihak yang menyetujui, sertakan ruang tanda tangan untuk tiap pihak.
Lampiran (jika ada)
Daftar berkas pendukung yang harus dibaca atau digunakan (contoh: daftar inventaris, formulir, file excel). Cantumkan jumlah lampiran.

Susunan ini sederhana namun lengkap. Selanjutnya akan dibahas bahasa yang cocok agar instruksi mudah diikuti.

Bahasa dan gaya penulisan: jelas, singkat, dan bebas jargon

Bahasa adalah alat utama agar pesan sampai. Dalam nota dinas, pilih pola bahasa yang langsung ke inti: subjek–predikat–obyek yang jelas, kalimat pendek, dan kata-kata yang akrab. Hindari istilah teknis tanpa penjelasan karena pembaca mungkin berasal dari unit berbeda.

Beberapa prinsip praktis:

Gunakan kalimat aktif: “Kepala Seksi X menugaskan Budi untuk…” lebih jelas daripada “Ditugaskan kepada Budi oleh Kepala Seksi X.”
Hindari frasa panjang: jika perlu, pecah menjadi beberapa poin bertanda nomor atau bullet. Ini memudahkan pembaca memindai instruksi.
Spesifik, bukan samar: jangan menulis “Segera ditindaklanjuti” tanpa batas waktu. Lebih baik: “Selesaikan pemeriksaan dan laporkan hasilnya ke Kepala Bagian selambat-lambatnya 10 Juni 2025 pukul 15.00.”
Hindari singkatan tanpa keterangan: jika memakai singkatan, tuliskan bentuk lengkap pada penyebutan pertama, misal: Sistem Informasi Pengadaan (SIP).
Gunakan bahasa netral: Hindari nada emosional atau memerintah kasar. Nota adalah dokumen profesional.
Pakai angka dan format yang konsisten: tulis tanggal, jam, dan angka dengan format yang umum (misal: 10 Juni 2025, bukan 10/6/25 kecuali memang itu format organisasi).
Gunakan poin/daftar untuk instruksi berurutan: bila tugas memiliki beberapa langkah, tulis sebagai nomor 1,2,3 sehingga penerima mudah mengikuti.

Contoh kalimat yang buruk: “Silakan melakukan pengecekan sesuai aturan yang berlaku.” — Ini samar. Contoh perbaikan: “Lakukan pengecekan aset ruangan A menggunakan formulir pemeriksaan (lampiran 1). Catat nomor seri dan kondisi; serahkan laporan singkat (format lampiran 2) ke Seksi Barang pada 14 Juni 2025 pukul 10.00.”

Gaya yang konsisten dan sederhana memperkecil kemungkinan salah tafsir dan mempercepat eksekusi. Selanjutnya akan kita bahas bagaimana menyusun tujuan dan isi nota agar berjalan praktis.

Menyusun tujuan dan isi nota: langkah demi langkah

Untuk membuat nota yang efektif, ikuti urutan pemikiran sederhana agar pembaca langsung tahu apa yang diharapkan.

Tentukan tujuan utama
Sebelum mengetik, tanyakan: “Apa yang harus terjadi setelah nota ini diterima?” Contoh tujuan: meminta data, menugaskan tim, mengesahkan anggaran kecil, atau memerintahkan kegiatan lapangan.
Tuliskan pembuka singkat (1–2 kalimat)
Sebutkan alasan atau dasar singkat: “Sehubungan dengan persiapan laporan triwulanan…” atau “Menindaklanjuti hasil rapat tanggal…”.
Cantumkan poin instruksi utama
Gunakan daftar nomor untuk langkah konkret. Setiap poin harus menjawab siapa melakukan apa, kapan, dan bagaimana. Misal:
1. “Bagian X menyiapkan daftar nama peserta sebelum 5 Mei 2025.”
2. “PPK menandatangani surat tugas pada 7 Mei 2025.”
Tentukan hasil yang diharapkan
Jelaskan produk akhir yang harus dikirim: laporan, daftar hadir, foto lapangan, atau form terisi. Sertakan format jika perlu (file Excel, PDF, hardcopy).
Tetapkan tenggat waktu dan prioritas
Cantumkan tanggal dan jika ada prioritas, tulis “Prioritas: tinggi/sedang/rendah”. Jika tenggat waktu fleksibel, jelaskan alasan dan batas maksimal.
Atur jalur pelaporan
Siapa yang menerima hasil dan bagaimana cara pelaporannya (email, folder bersama, SPSE internal). Bila perlu sertakan alamat email atau link folder.
Sertakan kontak untuk pertanyaan
Tuliskan nama dan nomor/extension orang yang bisa dihubungi jika ada kebingungan.
Cek logika dan urutan
Baca kembali: apakah penerima bisa menjalankan tugas tanpa menanyakan pertanyaan tambahan? Jika perlu, tambahkan contoh atau lampiran yang menjelaskan langkah.

Dengan mengikuti urutan ini, Anda mengurangi kebutuhan klarifikasi lanjutan dan membuat eksekusi lebih cepat. Pada bagian berikut akan dibahas lampiran, tanda tangan, dan aspek legalitas sederhana yang sering dilupakan.

Lampiran, tanda tangan, dan aspek legal sederhana

Lampiran dan tanda tangan memberikan kekuatan administratif pada nota dinas. Berikut panduan praktis agar dokumen Anda lengkap dan bisa dipertanggungjawabkan.

Lampiran
Lampiran berfungsi sebagai bahan pendukung: formulir, daftar, peta, bukti pembayaran, atau template laporan. Cantumkan daftar lampiran di akhir nota dengan nomor halaman atau nama file, misal: “Lampiran 1 — Formulir Pemeriksaan Aset (file: form_pemeriksaan.xlsx)”. Pastikan nama file sesuai dengan yang dikirim agar penerima mudah membuka.

Tanda tangan & persetujuan
Nota biasanya ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Cantumkan nama lengkap, jabatan, dan unit. Jika nota membutuhkan persetujuan beberapa pihak (mis. Kepala Unit + Bendahara), buat ruang tanda tangan berurutan. Untuk nota elektronik, sertakan metadata tanda tangan elektronik sesuai kebijakan organisasi (mis. nama penandatangan, waktu persetujuan).

Nomor arsip
Jika organisasi memakai sistem arsip, tulis nomor surat di kop atas atau di pojok. Nomor membantu pelacakan di kemudian hari.

Keterlacakan (traceability)
Simpan salinan nota di dua tempat: arsip fisik (jika berlaku) dan folder digital (mis. drive bersama). Cantumkan lokasi arsip di footer jika perlu: “Terarsip di: Drive/Nota/2025/Mei”.

Aspek legal & kepatuhan sederhana

Pastikan isi nota tidak bertentangan dengan aturan internal atau hukum; bila ada ketidakpastian, singgung bahwa tindakan “dilaksanakan sesuai ketentuan yang berlaku” dan minta konfirmasi bagian hukum.
Hindari perintah yang memaksa melanggar etika kerja atau keselamatan. Jika perintah melibatkan aspek keselamatan, tambahkan klausul keselamatan dan siapa yang bertanggung jawab.
Bila nota memerintahkan penggunaan anggaran, pastikan tercantum dasar anggaran (kode rekening atau surat persetujuan sebelumnya).

Dengan melengkapi lampiran dan tanda tangan yang jelas, nota Anda lebih mudah diproses dan diarsipkan. Berikutnya: tips praktis menulis nota yang bisa langsung dipraktekkan.

Tips praktis: cara menulis nota dinas yang bisa langsung dipraktekkan

Berikut checklist langkah demi langkah untuk menulis nota dengan cepat dan tepat.

Mulai dengan template sederhana
Siapkan template standar (kop, tanggal, perihal, kepada, isi, penutup, tanda tangan, lampiran). Template menghemat waktu dan menjaga konsistensi.
Tulis judul singkat dan spesifik
Hindari judul panjang. Contoh baik: “Permintaan Data Realisasi Bulan Juni 2025”.
Jawab 5W1H dalam paragraf inti
Pastikan isi menjawab: Who (siapa), What (apa tugasnya), When (kapan selesai), Where (lokasi jika relevan), Why (tujuan singkat), dan How (cara pelaporan).
Gunakan bullet atau nomor untuk instruksi
Bila ada lebih dari satu langkah, pakai nomor sehingga tidak ada yang tertinggal.
Tentukan tenggat waktu yang realistis
Jangan memberi tenggat waktu yang mustahil. Konsultasikan bila perlu dengan pihak terkait sebelum menulis jika tugas memerlukan waktu.
Masukkan kontak penanggung jawab
Cantumkan nama dan nomor telepon/email yang dapat dihubungi.
Baca ulang dalam 2 menit
Cek kejelasan: apakah pembaca bisa menjalankan instruksi tanpa bertanya? Jika tidak, tambahkan keterangan singkat.
Simpan versi final dan kirim salinan ke arsip
Setelah ditandatangani, simpan PDF dan upload ke folder bersama. Kirim juga salinan ke pihak terkait via email dengan subjek yang sama.
Gunakan bahasa sopan tapi tegas
Contoh: “Diminta untuk” atau “Diperintahkan agar” lebih baik daripada bahasa merendahkan.
Contoh format cepat (template singkat)
- Kop / Unit
- Tanggal: …
- Perihal: …
- Kepada: …
- Isi: (Pembuka) + (Instruksi nomor) + (Tenggat waktu) + (Pelaporan)
- Penutup: nama & jabatan + tanda tangan
- Lampiran: …

Dengan mengikuti langkah ini, Anda akan menghasilkan nota yang jelas, dapat diikuti, dan mudah diarsipkan. Selanjutnya akan dibahas contoh kesalahan umum dan bagaimana menghindarinya.

Contoh kasus: kesalahan umum dan cara menghindarinya

Berikut beberapa kasus nyata yang sering terjadi dan solusi praktis agar tidak terulang.

Kasus 1 — Instruksi samar
Nota bertuliskan: “Segera serahkan laporan.” Akibatnya, staf bertanya: laporan apa? solusi: tambahkan detail seperti “Serahkan laporan realisasi anggaran proyek X (format lampiran) ke Seksi Keuangan paling lambat 15 Mei 2025 pukul 16.00.”

Kasus 2 — Tidak mencantumkan penanggung jawab
Nota tanpa menyebut siapa pelaksana menyebabkan tugas saling menunggu. Solusi: cantumkan nama unit atau orang, misal: “Pelaksana: Tim A (Budi, Susi).”

Kasus 3 — Tenggat waktu tidak realistis
Tanggal terlalu dekat dan tugas tidak mungkin selesai. Solusi: komunikasikan ke pihak terkait sebelum menerbitkan nota atau beri tenggat waktu wajar.

Kasus 4 — Lampiran tidak lengkap
Nota menyebut “lihat lampiran” tapi lampiran lupa disertakan. Solusi: sebelum kirim, cek attachment; bila digital, pastikan link aktif.

Kasus 5 — Penggunaan jargon yang membingungkan
Contoh: “Lakukan validasi terhadap master data ERP modul X.” Bagi non-teknis, ini samar. Solusi: jelaskan langkah yang diminta: “Periksa kolom A dan B di file master_data.xlsx dan laporkan ketidaksesuaian.”

Kasus 6 — Tidak mencantumkan jalur pelaporan
Hasil dikirim ke orang yang salah atau tidak ada konfirmasi. Solusi: tulis “laporkan hasil ke: nama/email/format.”

Kasus 7 — Tidak menyesuaikan nada terhadap penerima
Nada terlalu keras untuk staf junior atau terlalu santai untuk pimpinan. Solusi: sesuaikan bahasa: profesional, sopan, dan tegas.

Untuk mencegah kesalahan: gunakan checklist sebelum mengirim — periksa siapa penerima, apakah ada lampiran, tenggat waktu jelas, dan kontak untuk pertanyaan. Praktik ini menghemat waktu dan membangun budaya administrasi yang rapi.

Nota dinas dalam format digital: praktik terbaik

Di era digital, banyak nota dikirim lewat email atau platform kolaborasi. Berikut panduan agar nota digital tetap resmi dan mudah ditindaklanjuti.

Format file
Gunakan PDF untuk versi final agar format tidak berubah. Untuk dokumen kerja, gunakan file bersama (mis. spreadsheet di drive) dengan link yang diberi hak akses jelas (view/edit).

Judul email yang sesuai
Saat mengirim nota via email, gunakan subjek yang identik dengan perihal nota: “Nota Dinas — Permintaan Data Realisasi Juni 2025 — (Unit X)”. Ini memudahkan pencarian dan pengarsipan.

Gunakan metadata
Tambahkan ringkasan singkat di badan email (1–2 kalimat) dan sertakan nota sebagai lampiran PDF. Jika menggunakan sistem internal (mis. aplikasi tata naskah), isi metadata yang diminta: perihal, prioritas, tanggal, dan nomor.

Track changes & versi
Jika dokumen disunting berulang, gunakan penomoran versi: v1.0, v1.1, dst. Simpan riwayat perubahan agar mudah dilacak.

Hak akses dan keamanan
Pastikan link drive hanya bisa diakses pihak yang diizinkan. Jika nota berisi data sensitif, tambahkan enkripsi atau batasi akses.

Tanda tangan elektronik
Bila organisasi memperbolehkan tanda tangan digital, gunakan fitur yang diakui secara internal (mis. sertifikat digital). Tuliskan juga nama penandatangan dan waktu persetujuan pada badan nota.

Notifikasi dan follow-up
Saat tenggat waktu mendekat, sistem dapat mengirim pengingat otomatis. Jika tidak, siapkan mekanisme follow-up manual: mis. “Jika belum menerima laporan pada 14 Juni, bagian X akan ditelepon sebagai pengingat.”

Arsip digital
Simpan PDF final di folder arsip terstruktur (tahun/bulan/unit). Catat lokasi pada footer nota jika perlu.

Dengan mengikuti praktik digital ini, nota tetap profesional dan jejaknya mudah dilacak. Terakhir, kita tutup dengan ringkasan dan checklist siap pakai.

Kesimpulan dan checklist praktis

Kesimpulan singkat
Nota dinas yang baik adalah yang singkat, jelas, dan lengkap. Ia harus memberi jawaban atas siapa yang melakukan apa, kapan, bagaimana, dan ke siapa melapor. Dengan struktur sederhana — kop, tanggal, perihal, isi (tujuan + instruksi), penutup, tanda tangan, lampiran — Anda menyiapkan dokumen yang mudah dijalankan dan diarsipkan.

Checklist praktis sebelum mengirim

Gunakan checklist ini tiap kali membuat nota. Bila organisasi Anda membutuhkan format baku, jadikan template ini sebagai pola dan sesuaikan kolom-kolom yang wajib.