Pendahuluan
Ilmu tata naskah dinas adalah disiplin ilmu yang mengatur pembuatan, pengelolaan, dan arsip dokumen resmi di lingkungan pemerintahan. Bagi Aparatur Sipil Negara (ASN), penguasaan tata naskah dinas bukan hanya soal menulis surat, tetapi mencakup kefasihan memahami jenis dokumen, format baku, prosedur disposisi, hingga manajemen arsip. Dokumen dinas menjadi bukti sah pelaksanaan kebijakan dan keputusan pimpinan. Oleh karena itu, diklat bagi ASN wajib memasukkan materi tata naskah dinas agar setiap teks resmi yang beredar di birokrasi memenuhi standar administrasi yang akuntabel, transparan, dan efisien.
1. Ruang Lingkup Ilmu Tata Naskah Dinas
Ilmu tata naskah dinas merupakan fondasi administrasi pemerintahan yang efektif. Ruang lingkupnya mencakup seluruh proses pengelolaan dokumen resmi negara, baik dalam bentuk fisik maupun elektronik. ASN yang menguasai ilmu ini mampu memastikan arus komunikasi formal antarunit, instansi, dan jenjang pemerintahan berjalan tertib, efisien, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Berikut perluasan cakupan dari ruang lingkup ilmu tata naskah dinas:
a. Penulisan Resmi
Meliputi kemampuan menyusun berbagai jenis surat dinas sesuai dengan tujuan dan sifat pesan, seperti:
- Surat Edaran (SE)
- Surat Tugas
- Nota Dinas
- Surat Keputusan (SK)
- Surat Undangan
- Surat Pernyataan
- Surat Pemberitahuan
Penulisan resmi menuntut pemahaman tentang bentuk naskah (blok penuh, setengah blok), penyusunan kepala surat, bahasa administratif, serta ketepatan penggunaan peristilahan pemerintahan.
b. Pengelolaan Dokumen
Setiap surat masuk dan keluar harus tercatat dan diproses sesuai alur. Proses ini mencakup:
- Penerimaan dan pencatatan surat di buku agenda atau aplikasi e-office.
- Pengkodean nomor naskah dinas (klasifikasi, urutan, dan tahun).
- Penyampaian kepada pimpinan atau pejabat terkait melalui disposisi.
- Pelacakan progres penanganan surat hingga tindak lanjut.
c. Pengarsipan
Pengarsipan bukan sekadar menyimpan dokumen, tetapi menciptakan sistem yang menjamin keterlacakannya. Aktivitas meliputi:
- Klasifikasi berdasarkan pokok masalah (kode klasifikasi arsip).
- Penataan fisik (lemari, ordner, box file) dan digital (folder sistem informasi kearsipan).
- Pemindahan arsip inaktif ke record center.
- Penilaian nilai guna arsip untuk penyusutan (pemindahan, pemusnahan, atau permanen).
d. Pengamanan Informasi
Tata naskah dinas mengatur klasifikasi dokumen berdasarkan tingkat kerahasiaan:
- Biasa: Surat rutin tanpa risiko jika diketahui publik.
- Rahasia: Terbatas pada pihak tertentu dan berkaitan dengan kebijakan strategis.
- Sangat Rahasia: Berkaitan dengan keamanan negara dan hanya boleh diketahui oleh pejabat tertentu.
ASN wajib memahami prosedur pengamanan seperti pemberian kode klasifikasi, penggunaan amplop tertutup, tanda tangan otentik, dan log distribusi.
e. Digital Management
Seiring perkembangan teknologi, tata naskah dinas juga mencakup transformasi digital:
- Pemanfaatan aplikasi perkantoran elektronik (e-office, e-surat, SIMAYA).
- Tanda tangan elektronik bersertifikat melalui BSrE (Badan Sertifikasi Elektronik).
- Otomatisasi disposisi dan notifikasi dalam jaringan.
- Penggunaan cloud untuk penyimpanan dan backup.
- Integrasi dengan sistem SRIKANDI sebagai sistem informasi kearsipan nasional.
Ruang lingkup ini memastikan bahwa dokumen pemerintah dikelola secara profesional, aman, dan akuntabel dari awal hingga akhir siklus hidupnya.
2. Prinsip Dasar dan Etika Penulisan Dinas
Dalam penyusunan naskah dinas, prinsip-prinsip dasar penulisan resmi harus dipegang teguh oleh setiap ASN. Hal ini tidak hanya mencerminkan profesionalisme birokrasi, tetapi juga menjaga citra pemerintah sebagai penyelenggara layanan publik yang berintegritas.
Prinsip dasar tersebut meliputi:
a. Kejelasan
Dokumen dinas harus menggunakan bahasa Indonesia baku sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Kalimat sebaiknya disusun secara ringkas, lugas, dan langsung ke pokok persoalan. Hindari penggunaan istilah yang ambigu atau frasa berlebihan.
Contoh:Kurang jelas → “Dengan ini kami bermaksud menginformasikan hal-hal yang berkaitan dengan beberapa agenda yang akan dilaksanakan…”Lebih jelas → “Kami menginformasikan agenda rapat koordinasi pada tanggal 4 Mei 2025.”
b. Ketepatan
Ketepatan isi surat menyangkut fakta, data, dan rujukan hukum. ASN harus mengecek ulang data kuantitatif, nama pejabat, nomenklatur instansi, dan dasar hukum yang dikutip. Kekeliruan sekecil apa pun bisa berdampak pada kredibilitas dokumen.
c. Kepatuhan
Seluruh naskah dinas wajib disusun berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku, antara lain:
- Peraturan Presiden (Perpres) No. 95/2018 tentang SPBE.
- Peraturan Arsip Nasional RI terkait tata naskah dan arsip dinamis.
- Pedoman internal instansi masing-masing.
Selain itu, struktur naskah (kop surat, nomor, lampiran, isi, penutup, tanda tangan) harus mengikuti template baku.
d. Profesionalisme
Penulisan naskah dinas tidak boleh memuat opini pribadi, komentar emosional, atau bias kepentingan tertentu. Nada yang digunakan harus netral, formal, dan mencerminkan peran sebagai pelayan publik.
e. Kerjasama dan Etika Administratif
Dalam konteks kerja tim dan hubungan antarinstansi, etika penyusunan surat juga mencakup:
- Mengakui kontribusi pihak lain jika dikutip.
- Menempatkan tembusan kepada pihak yang berkepentingan.
- Menghormati hirarki administratif: tidak melangkahi atasan atau unit teknis lain.
f. Kode Etik Komunikasi Pemerintah
Etika penulisan naskah dinas tidak lepas dari prinsip komunikasi yang sopan, bertanggung jawab, dan berorientasi solusi. ASN harus menghindari:
- Bahasa perintah yang menggurui.
- Kritik tajam dalam surat tanpa solusi.
- Perintah mendadak yang tidak memperhitungkan waktu pelaksanaan.
Contoh etika yang baik: Alih-alih menulis: “Harap segera dikoreksi kesalahan Anda dalam laporan sebelumnya!”Lebih etis menulis: “Mohon dapat dilakukan penyesuaian pada bagian X dalam laporan untuk mencerminkan data terkini.”
Etika komunikasi dan prinsip penulisan ini harus menjadi budaya kerja setiap ASN, bukan sekadar kepatuhan administratif. Melalui penerapan prinsip tersebut, dokumen dinas akan menjadi alat komunikasi yang efektif, profesional, dan mendukung tata kelola pemerintahan yang baik.
3. Jenis Dokumen Dinas dan Fungsinya
Dokumen dinas merupakan sarana resmi komunikasi administratif dalam lingkup pemerintahan. Setiap jenis dokumen memiliki fungsi spesifik, tata cara penulisan, serta konsekuensi hukum dan birokrasi. ASN wajib memahami jenis-jenis dokumen ini agar tidak salah dalam menyusun, menyebarkan, maupun menindaklanjuti isi dokumen.
3.1 Surat Keputusan (SK)
Surat Keputusan adalah dokumen formal yang berisi penetapan kebijakan, pengangkatan, pembentukan tim kerja, atau keputusan administratif lainnya. Dikeluarkan oleh pejabat berwenang (misalnya kepala dinas, sekretaris daerah, bupati) dan bersifat final.
Contoh penggunaan:
- SK Panitia Pelaksana Kegiatan
- SK Pengangkatan Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan (PPTK)
- SK Penetapan Hari Libur Lokal
Fungsi utama SK adalah memberikan legalitas administratif atas suatu tindakan atau kedudukan hukum seseorang atau tim kerja di lingkungan instansi pemerintah.
3.2 Surat Perintah (SP)
SP adalah dokumen perintah langsung yang dikeluarkan oleh atasan kepada bawahan untuk melaksanakan tugas tertentu. Sifatnya operasional dan bisa bersifat harian atau periodik.
Contoh:
- Surat Perintah Tugas (SPT) untuk perjalanan dinas
- SP pelaksanaan pelatihan internal
- SP untuk pelaksanaan forjadiklat (Forum Jaringan Diklat)
SP mencantumkan tujuan tugas, durasi pelaksanaan, unit kerja terkait, dan hasil yang diharapkan.
3.3 Nota Dinas
Nota dinas digunakan untuk komunikasi resmi internal antar-unit kerja dalam satu instansi. Isinya bisa berupa permintaan data, pemberitahuan rapat, permohonan persetujuan, atau laporan singkat.
Contoh:
- Nota Dinas dari Bidang Perencanaan ke Sekretaris Dinas untuk persetujuan RKA
- Nota Dinas peminjaman kendaraan dinas
Biasanya, nota dinas ditandatangani oleh pejabat eselon III atau IV dan memiliki format yang lebih sederhana daripada surat keluar formal.
3.4 Memorandum (Memo)
Memo mirip dengan nota dinas tetapi lebih ringkas dan informal. Biasanya digunakan untuk komunikasi singkat antarstaf atau kepada rekan sejawat di level yang sama.
Fungsi memo:
- Mengingatkan tugas
- Menginformasikan perubahan kecil jadwal/agenda
- Menyampaikan saran internal
Meski informal, memo tetap harus menjaga struktur: tujuan, isi singkat, nama pengirim, dan tanggal.
3.5 Laporan Resmi
Laporan adalah dokumen pertanggungjawaban hasil kegiatan, monitoring, evaluasi, atau realisasi anggaran. Bisa bersifat berkala (bulanan, triwulan, tahunan) atau insidentil.
Contoh:
- Laporan Evaluasi Program Kegiatan Tahun Anggaran
- Laporan Monitoring Bantuan Sosial
- Laporan Kinerja ASN (SKP)
Laporan wajib disusun sistematis, objektif, dan disertai data pendukung.
3.6 Berita Acara
Berita acara adalah dokumen legal yang mencatat hasil rapat, penyerahan barang, serah terima jabatan, atau kejadian tertentu. Harus ditandatangani semua pihak yang terlibat.
Contoh:
- Berita Acara Rapat Koordinasi
- Berita Acara Serah Terima Barang/Jasa
- Berita Acara Pemeriksaan Lapangan
Format berita acara biasanya diawali dengan narasi latar belakang, waktu, tempat, peserta, lalu dilanjutkan dengan isi kesepakatan atau kejadian, dan ditutup dengan kolom tanda tangan.
Catatan penting: Setiap jenis dokumen memiliki pola nomor surat, kepala surat, dan format baku yang berbeda tergantung peruntukannya.
4. Format Baku dan Kaidah Ejaan
Untuk menjamin keseragaman dan profesionalitas, tata naskah dinas diatur dalam berbagai pedoman teknis seperti:
- SNI 19-2010-XXX tentang penulisan surat dinas
- Pedoman Penulisan Naskah Dinas Kementerian PANRB
- Panduan PUEBI (Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia)
Komponen utama surat dinas:
4.1 Kop Surat
Berisi logo instansi, nama lengkap instansi, alamat, kontak telepon, dan kode pos. Dicetak dengan format huruf kapital dan rata tengah. Logo biasanya berukuran proporsional dan simetris.
4.2 Nomor Surat
Format umum nomor surat adalah: No: [Kode Unit]/[Jenis Dokumen]/[Nomor Urut]/[Bulan-Romawi]/[Tahun]
Contoh: No: 070/ND/102/IV/2025
4.3 Tanggal Surat
Dicantumkan di kanan atas, mengikuti format penulisan tanggal resmi: [Tempat], [Tanggal] [Bulan] [Tahun].
Contoh: Yogyakarta, 18 Juni 2025
4.4 Lampiran dan Hal
Lampiran menunjukkan jumlah dokumen terlampir, sedangkan “Hal” menyebutkan pokok isi surat. Gunakan bahasa ringkas dan spesifik.
Contoh: Lampiran: 1 berkas Hal: Permintaan Data Realisasi Anggaran Triwulan I
4.5 Isi Surat
Struktur isi surat mencakup:
- Pembuka (referensi surat terdahulu atau salam pembuka)
- Isi pokok (intisari permasalahan atau permintaan)
- Penutup (harapan tindak lanjut dan ucapan terima kasih)
4.6 Penutup dan Tanda Tangan
Berisi jabatan penandatangan, nama lengkap, gelar akademik, dan NIP. Penempatan tanda tangan pada surat resmi umumnya di sisi kanan bawah.
4.7 Kaidah Ejaan dan Gaya Bahasa
Gunakan ejaan sesuai PUEBI:
- Hindari singkatan yang tidak umum (misal: sgt, tks, dgn).
- Jangan mencampur istilah asing tanpa penjelasan atau italic.
- Gunakan istilah baku: “dilaksanakan” bukan “dijalankan”, “penganggaran” bukan “pengbudgetan”.
Tujuan utama adalah menjaga keseragaman dan kejelasan komunikasi administratif antarinstitusi.
5. Alur Disposisi, Persetujuan, dan Pengiriman
Sebelum naskah dinas ditandatangani dan dikirim, dokumen tersebut melewati alur birokrasi yang sistematis:
5.1 Inisiasi
Dimulai dari staf pelaksana atau subkoordinator yang menyusun draft berdasarkan kebutuhan kegiatan, permintaan pimpinan, atau surat masuk sebelumnya.
5.2 Registrasi dan Nomor Agenda
Dokumen dicatat di buku agenda atau aplikasi digital. Admin tata usaha memberikan nomor surat sesuai klasifikasi dan unit pengusul.
5.3 Disposisi Pimpinan
Draft surat diajukan ke pejabat struktural yang berwenang memberikan arahan. Disposisi dapat berupa:
- Persetujuan isi surat
- Perintah revisi atau penambahan informasi
- Pengalihan penanggung jawab penyusunan
5.4 Revisi dan Finalisasi
Pelaksana melakukan perbaikan berdasarkan disposisi. Jika sudah sesuai, dokumen diformat ulang, diberi nomor surat, dan disiapkan untuk tanda tangan.
5.5 Persetujuan Akhir
Surat ditandatangani oleh pejabat berwenang (kepala bidang, kepala dinas, sekretaris daerah) dan diberi stempel jika diperlukan.
5.6 Pengiriman
Metode pengiriman bisa berupa:
- Fisik: menggunakan kurir internal, pos dinas, atau diantar langsung.
- Elektronik: melalui e-mail resmi, aplikasi e-office, atau aplikasi SRIKANDI.
Catatan pengiriman dan penerimaan surat harus dicatat dalam log book atau sistem digital sebagai bukti pertanggungjawaban.
5.7 Pemantauan dan Tindak Lanjut
Setiap surat yang dikirim perlu dipantau tindak lanjutnya. Sistem e-office modern memungkinkan tracking status surat-apakah sudah diterima, dibaca, dan ditindaklanjuti oleh pihak tujuan.
Dengan sistem ini, ASN mampu mengefisienkan proses birokrasi dan memastikan setiap dokumen dinas berfungsi sebagaimana mestinya.
6. Manajemen Arsip dan Retensi Dokumen
Pengelolaan arsip merupakan tahap akhir namun sangat krusial dalam siklus tata naskah dinas. Arsip tidak hanya menjadi bukti legal, tetapi juga memuat nilai historis, administratif, dan strategis bagi lembaga pemerintahan.
6.1 Tiga Tahap Arsip Berdasarkan Usia Guna
a. Arsip Aktif
Merupakan dokumen yang masih sering digunakan dalam kegiatan sehari-hari. Contohnya: naskah rapat minggu ini, SK penugasan yang sedang berjalan, atau surat masuk yang belum ditindaklanjuti.
Ciri-ciri:
- Sering dibuka atau disalin
- Ditempatkan dekat pengguna (meja kerja, rak harian)
- Dapat diakses cepat tanpa permintaan khusus
b. Arsip Semi-Aktif
Merupakan dokumen yang sudah jarang digunakan tetapi masih memiliki nilai guna administratif atau hukum. Umumnya disimpan dalam ruang transit (record center internal) dan bisa diakses jika diperlukan.
Contoh:
- Laporan kegiatan tahun lalu
- Kontrak kerja yang telah berakhir tetapi masa arsip belum kedaluwarsa
c. Arsip Inaktif (Permanen atau Musnah)
Dokumen yang sudah tidak diperlukan lagi dalam kegiatan operasional tetapi masih memiliki nilai historis (arsip statis), atau tidak lagi memiliki nilai guna dan siap untuk dimusnahkan.
Proses pemindahan, penyusutan, dan pemusnahan arsip dilakukan berdasarkan:
- Jadwal Retensi Arsip (JRA)
- Peraturan Kepala Arsip Nasional RI
- Persetujuan Tim Penilai Arsip
6.2 Jadwal Retensi Arsip (JRA)
JRA adalah dokumen panduan tentang berapa lama arsip harus disimpan berdasarkan kategori dan nilai gunanya. Misalnya:
- Surat Keputusan: 10 tahun, lalu permanen
- Nota Dinas: 5 tahun, lalu dimusnahkan
- Laporan Keuangan: 10 tahun, lalu dikaji ulang
Setiap instansi wajib menyusun JRA-nya sendiri dan menyesuaikan dengan kebutuhan unit kerja masing-masing, dengan mengacu pada pedoman dari Arsip Nasional RI (ANRI).
6.3 Prosedur Pemusnahan Arsip
Sebelum arsip dimusnahkan, harus melewati tahapan:
- Inventarisasi dokumen yang masa simpan telah berakhir
- Penilaian nilai guna oleh Tim Penilai Arsip
- Persetujuan Kepala Instansi
- Proses pemusnahan dengan cara dibakar, dihancurkan, atau metode lain sesuai kaidah keamanan informasi
Pemusnahan dilakukan dengan berita acara resmi dan dokumentasi sebagai bentuk akuntabilitas.
7. Digitalisasi dan E-Office
Perkembangan teknologi informasi telah membawa reformasi besar dalam manajemen naskah dinas. Digitalisasi menjadi prioritas dalam rangka mendukung efisiensi birokrasi dan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
7.1 Sistem E-Office
Merupakan platform digital yang mengintegrasikan alur surat masuk dan keluar, disposisi, tanda tangan elektronik, serta pengarsipan otomatis. Contoh aplikasi: e-Office BKN, SRIKANDI, SIMAYA, SIMPEG, dan SiMANTAP.
Manfaat:
- Mempercepat disposisi dan persetujuan dokumen
- Meminimalisasi kehilangan arsip
- Mengurangi penggunaan kertas (paperless)
- Memungkinkan ASN WFH tetap produktif
7.2 Cloud Storage dan Keamanan
Penyimpanan dokumen pada server cloud memungkinkan:
- Akses fleksibel dari berbagai lokasi
- Sinkronisasi otomatis antarunit
- Pengurangan risiko kerusakan arsip fisik
Namun, keamanan menjadi aspek penting:
- Dokumen penting harus dienkripsi
- Akses dibatasi berdasarkan otorisasi jabatan
- Audit trail merekam setiap aktivitas pengguna
7.3 OCR (Optical Character Recognition) dan Metadata
Teknologi OCR mempermudah pencarian dokumen dengan mengekstraksi teks dari dokumen hasil scan. Metadata seperti jenis surat, tanggal, dan pengirim juga ditambahkan agar dokumen mudah dicari melalui sistem pencarian cepat.
7.4 Dampak Implementasi E-Office
Menurut evaluasi beberapa instansi yang sudah menerapkan e-office:
- Rata-rata waktu disposisi berkurang dari 2 hari menjadi di bawah 24 jam
- Efisiensi biaya ATK hingga 50%
- Tracking surat menjadi transparan dan real-time
Implementasi ini sangat mendukung nilai SPBE dan upaya reformasi birokrasi.
8. Studi Kasus: Transformasi Tata Naskah di Instansi XYZ
Instansi XYZ (disamarkan untuk privasi) merupakan sebuah dinas tingkat provinsi yang pada tahun 2022 menghadapi keluhan internal terkait keterlambatan surat menyurat dan tumpang tindih dokumen.
8.1 Masalah Sebelum Digitalisasi
- Surat tidak sampai ke meja pimpinan tepat waktu
- Nomor surat sering ganda atau tertukar
- Petugas administrasi kewalahan memilah surat masuk
- Proses tanda tangan bisa makan waktu 3-5 hari
- Arsip fisik menumpuk di rak dan sulit ditelusuri
8.2 Langkah Transformasi
- Mengembangkan aplikasi e-office berbasis kebutuhan unit kerja
- Melatih seluruh ASN tata usaha dalam 3 batch pelatihan teknis
- Menyusun ulang SOP surat masuk/keluar berbasis digital
- Memberlakukan e-signature dari pejabat struktural
8.3 Hasil Setelah 6 Bulan
- Disposisi selesai dalam waktu 4-12 jam
- Format naskah dinas lebih seragam dan mudah diaudit
- Kepuasan unit teknis meningkat karena kecepatan pelayanan
- Dinas berhasil meraih penghargaan SPBE terbaik tingkat provinsi
Kunci keberhasilan:
- Komitmen pimpinan dalam memfasilitasi pelatihan dan perangkat
- Dukungan tim IT dan arsiparis internal
- Monitoring dashboard yang digunakan setiap pekan
9. Praktik Terbaik dan Kesalahan Umum
9.1 Praktik Terbaik Tata Naskah Dinas
- Gunakan template resmi yang sudah diuji instansi
- Simpan semua versi revisi dengan kontrol versi (v1, v2, final, signed)
- Lakukan proofreading oleh tim redaksi atau staf senior
- Jadwalkan audit internal berkala terhadap format surat dan arsip
- Terapkan role-based access untuk keamanan surat rahasia
- Tindak lanjuti surat masuk dalam 1 x 24 jam kerja
9.2 Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
- Menyisipkan opini pribadi atau penilaian subyektif dalam surat dinas
- Tidak mencantumkan nomor surat atau menggunakan format tidak baku
- Melewatkan lampiran penting, seperti draft nota dinas atau dokumen pendukung
- Tidak menyesuaikan surat dengan hirarki organisasi (misalnya, surat internal ke luar tanpa persetujuan eselon)
- Terlalu sering mengubah template tanpa sosialisasi
- Penggunaan bahasa tidak baku, berbelit, atau terkesan informal
Solusi:
- Buat checklist pra-penerbitan surat
- Bentuk tim pemeriksa naskah antarbidang
- Adakan pelatihan ulang setiap tahun
10. Kesimpulan
Ilmu tata naskah dinas adalah elemen vital dalam tata kelola pemerintahan. ASN yang menguasai teknik penulisan, alur disposisi, dan manajemen arsip mampu meningkatkan efektivitas administrasi dan pelayanan. Digitalisasi melalui e-office menjadi solusi masa depan, namun perlu didukung oleh pemahaman mendalam dan disiplin pegawai. Dengan praktik terbaik dan peningkatan kapasitas ASN, tata naskah dinas akan menjadi instrumen kunci bagi transparansi, akuntabilitas, dan profesionalisme birokrasi Indonesia.
