Survei harga adalah salah satu tahapan paling penting dalam proses penyusunan HPS dan RAB. Tanpa survei harga yang benar, seluruh proses pengadaan dapat terganggu: HPS bisa terlalu tinggi atau terlalu rendah, tender gagal karena tidak ada penyedia yang memasukkan penawaran, atau auditor memberikan temuan karena harga tidak dapat dipertanggungjawabkan. Meskipun demikian, survei harga sering dianggap sebagai pekerjaan yang sederhana, padahal sebenarnya ia membutuhkan ketelitian, pemahaman pasar, serta metodologi yang tepat.
Banyak instansi mengalami masalah serius karena survei harga dilakukan secara asal-asalan. Harga diambil dari sumber yang tidak jelas, dokumen pembanding tidak lengkap, atau perbandingan harga tidak mempertimbangkan kualitas barang dan lokasi. Dalam banyak kasus, survei harga bahkan hanya formalitas: yang penting dapat menunjukkan tiga penawaran, tanpa melihat apakah penawaran tersebut benar-benar mencerminkan pasar atau tidak. Akhirnya, HPS menjadi tidak wajar, dan proses pengadaan pun menghadapi risiko.
Untuk mencegah semua itu, kita perlu memahami kesalahan umum dalam survei harga dan bagaimana cara menghindarinya. Artikel ini membahas secara mendalam berbagai kesalahan yang sering terjadi di lapangan, mengapa kesalahan tersebut berbahaya, dan langkah-langkah praktis agar survei harga menjadi lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Survei Harga yang Dilakukan Terlalu Cepat
Salah satu kesalahan paling umum adalah survei harga dilakukan dalam waktu yang sangat singkat. Banyak unit teknis atau PPK diminta menyerahkan HPS dalam waktu yang mepet, sehingga survei harga dilakukan terburu-buru. Ketika survei dilakukan dengan tergesa-gesa, data yang dikumpulkan tidak akan akurat.
Penyusun biasanya hanya mengambil harga pertama yang mereka temui, tanpa membandingkan beragam sumber. Mereka mencari harga dari toko terdekat atau toko online tanpa menganalisis apakah sumber tersebut relevan. Akhirnya, HPS disusun menggunakan data yang tidak mencerminkan kondisi pasar.
Konsekuensinya, HPS bisa terlalu tinggi atau terlalu rendah. Tender dapat gagal, penyedia menjadi ragu untuk mengikuti, atau auditor memberikan temuan karena sumber harga tidak valid. Padahal, survei harga yang baik membutuhkan waktu untuk memastikan data yang dikumpulkan benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Mengandalkan Satu Sumber Harga Saja
Kesalahan lain yang sangat umum adalah hanya mengambil harga dari satu sumber saja. Survei harga yang hanya mengambil satu sumber tidak dapat disebut sebagai survei. Harga yang diambil belum tentu mewakili harga pasar.
Banyak penyusun HPS yang mengambil harga dari satu toko lokal, satu distributor, atau satu penyedia tertentu karena alasan praktis. Namun harga tersebut bisa saja lebih mahal, lebih murah, atau tidak relevan dengan kualitas barang yang dibutuhkan. Tanpa pembanding, tidak ada cara untuk mengetahui apakah harga tersebut masuk akal.
Idealnya, survei harga harus mengambil data dari berbagai jenis sumber: minimal tiga hingga lima toko, distributor, marketplace, atau pembanding dari dokumen pengadaan tahun sebelumnya. Dengan membandingkan berbagai sumber, penyusun dapat melihat rentang harga yang wajar.
Menggunakan Harga dari Sumber yang Tidak Kredibel
Banyak survei harga menggunakan sumber yang tidak dapat dipertanggungjawabkan. Misalnya, harga dari pedagang kecil yang tidak memiliki faktur resmi, harga dari situs tidak dikenal, atau harga dari penyedia yang tidak ada jejak usaha yang jelas.
Jika auditor memeriksa sumber harga seperti ini, mereka akan meragukan kewajaran HPS. Sumber harga harus dapat dibuktikan: apakah penyedia benar-benar ada, apakah toko tersebut menjual barang sesuai spesifikasi, dan apakah harga tersebut berlaku di pasaran.
Selain itu, harga dari sumber tidak kredibel biasanya tidak mencerminkan harga pasar. Bisa saja toko tersebut memberikan harga terlalu tinggi karena stok lama, atau terlalu rendah karena barang kualitas rendah. Penyusun HPS yang tidak teliti akan memasukkan harga tersebut tanpa analisis lebih lanjut.
Tidak Memperhatikan Kualitas Barang dan Spesifikasi
Harga tidak hanya soal angka. Harga harus dikaitkan dengan kualitas barang yang ditawarkan. Kesalahan umum lainnya adalah membandingkan harga barang dengan kualitas yang berbeda. Misalnya, mengambil harga printer low-end sebagai pembanding untuk printer kelas profesional.
Ketika kualitas tidak diperhatikan, survei harga menjadi tidak valid. Penyedia dapat mengajukan penawaran lebih tinggi dengan alasan barang yang diminta memiliki spesifikasi lebih tinggi. Auditor juga akan mempertanyakan kewajaran harga jika spesifikasi barang pembanding tidak sesuai.
Penyusun HPS harus memahami bahwa spesifikasi adalah faktor penentu harga. Survei harga yang akurat harus membandingkan barang dengan spesifikasi setara, tidak sekadar mencari harga termurah.
Tidak Menyesuaikan Lokasi dan Biaya Transportasi
Harga di wilayah perkotaan berbeda dengan harga di wilayah terpencil. Banyak survei harga gagal memperhitungkan biaya transportasi atau distribusi barang ke lokasi pekerjaan. Misalnya, harga barang di Jakarta tentu lebih murah daripada di Papua atau Maluku.
Kesalahan ini membuat HPS menjadi tidak realistis. Jika HPS terlalu rendah karena mengambil harga kota besar tanpa memperhitungkan biaya kirim, penyedia akan kesulitan memenuhi kontrak. Jika HPS terlalu tinggi, auditor dapat menilai HPS sebagai markup.
Penyusun survei harga harus memahami kondisi geografis, biaya distribusi, dan aksesibilitas lokasi. Harga barang harus disesuaikan dengan wilayah pekerjaan, bukan sekadar mengambil harga pusat kota.
Menggunakan Harga Online Tanpa Koreksi
Marketplace dan toko online memang memberikan banyak referensi harga. Namun kesalahan umum adalah mengambil harga online apa adanya tanpa memperhitungkan biaya kirim, stok, lokasi warehouse, dan perbedaan kualitas barang.
Banyak harga di marketplace adalah harga promosi atau barang impor yang tidak tersedia secara lokal. Jika penyusun HPS mengambil harga marketplace tanpa analisis, HPS akan terlalu rendah dan tidak sesuai dengan kondisi lapangan.
Harga online hanya boleh digunakan sebagai salah satu referensi, dan harus dikoreksi berdasarkan lokasi, biaya kirim, estimasi pajak, dan ketersediaan barang.
Hanya Menyalin Harga Tahun Sebelumnya
Ini adalah kesalahan klasik. Banyak penyusun survei harga hanya menggunakan data tahun sebelumnya tanpa melakukan survei ulang. Padahal, harga barang sangat dinamis. Inflasi, perubahan nilai tukar, dan kondisi pasar sangat memengaruhi harga.
Jika harga tahun sebelumnya digunakan untuk menyusun HPS tahun ini, maka HPS bisa tidak wajar. Bisa terlalu rendah karena harga naik, atau terlalu tinggi karena harga turun. Menyalin data lama tanpa analisis membuat survei harga menjadi tidak relevan.
Tidak Menyimpan Bukti Survei Harga
Survei harga yang baik harus disertai bukti tertulis. Banyak penyusun survei harga tidak menyimpan bukti foto, faktur, penawaran resmi, atau tangkapan layar marketplace. Ketika auditor meminta bukti, mereka hanya menunjukkan angka tanpa dokumen pendukung.
Tanpa bukti, survei harga dianggap tidak valid. Bahkan ketika angka yang diberikan sebenarnya wajar, tidak ada cara untuk membuktikannya.
Dengan menyimpan seluruh bukti, penyusun HPS dapat membuktikan bahwa survei harga dilakukan secara benar dan dapat dipertanggungjawabkan.
Tidak Melakukan Analisis Kewajaran Harga
Kesalahan lain adalah hanya mencatat harga tanpa melakukan analisis kewajaran. Survei harga bukan sekadar mengumpulkan harga, tetapi juga menganalisis apakah harga tersebut wajar. Beberapa penyusun HPS langsung mengambil harga rata-rata atau harga tertinggi tanpa memeriksa apakah harga tersebut masuk akal.
Analisis kewajaran harus menjawab beberapa pertanyaan penting: apakah harga konsisten dengan spesifikasi barang? apakah harga mencerminkan biaya pasar? apakah harga terlalu jauh dari pembanding? apakah ada pola yang mencurigakan?
Tanpa analisis, survei harga hanya menjadi kumpulan angka tanpa makna.
Tidak Menghindari Konflik Kepentingan
Di beberapa instansi, survei harga kadang diarahkan untuk mendukung penyedia tertentu. Harga diambil dari toko atau penyedia tertentu agar HPS mendekati harga penyedia tersebut. Ini adalah pelanggaran serius dan berisiko menimbulkan temuan besar.
Survei harga harus dilakukan secara independen dan objektif. Tidak boleh ada tekanan untuk menyesuaikan harga ke arah tertentu. Penyusun HPS harus menjaga integritas agar harga benar-benar mencerminkan pasar, bukan menggiring tender ke arah tertentu.
Cara Menghindari Kesalahan dalam Survei Harga
Setelah memahami berbagai kesalahan yang terjadi, langkah berikutnya adalah bagaimana menghindarinya. Ada beberapa prinsip yang harus diterapkan agar survei harga menjadi lebih akurat dan dapat dipertanggungjawabkan.
Pertama, lakukan survei harga dengan cukup waktu. Jangan menunggu hingga menjelang tender. Survei harga sebaiknya dilakukan bersamaan dengan penyusunan dokumen teknis.
Kedua, gunakan berbagai sumber harga yang kredibel. Ambil harga dari toko fisik, distributor, marketplace, dan data historis. Semakin banyak sumber, semakin akurat HPS yang disusun.
Ketiga, pastikan barang pembanding memiliki spesifikasi setara. Jangan membandingkan barang berbeda kualitas. Spesifikasi harus menjadi dasar dalam analisis harga.
Keempat, sesuaikan harga dengan lokasi pekerjaan. Perhitungkan biaya kirim, distribusi, dan kondisi geografis setempat.
Kelima, simpan seluruh bukti survei harga. Foto, penawaran resmi, faktur, hingga tangkapan layar harus terdokumentasi dengan baik.
Keenam, lakukan analisis kewajaran harga. Bandingkan harga, cari pola anomali, dan pilih harga yang paling mencerminkan kondisi pasar.
Terakhir, lakukan survei harga secara objektif dan tanpa tekanan. Integritas adalah faktor utama agar hasil survei harga benar-benar adil dan tidak menimbulkan masalah audit.
Survei Harga yang Baik Menghasilkan Pengadaan yang Baik
Survei harga adalah pondasi dari HPS dan RAB. Kualitas survei harga menentukan kualitas pengadaan secara keseluruhan. Ketika survei harga dilakukan asal-asalan, seluruh proses pengadaan menjadi rentan bermasalah. Tender bisa gagal, nilai penawaran tidak kompetitif, atau auditor memberikan temuan.
Namun ketika survei harga dilakukan secara benar, dengan metodologi yang jelas, sumber yang kredibel, dan analisis yang solid, HPS menjadi lebih akurat. Pengadaan berjalan lebih lancar, penyedia lebih yakin untuk ikut bersaing, dan risiko audit dapat diminimalkan.
