5 Langkah Praktis Menyusun Laporan Keuangan BLUD

Pendahuluan

Laporan keuangan Badan Layanan Umum Daerah (BLUD) bukan semata kewajiban administrasi – ia adalah alat utama untuk menilai kinerja keuangan, transparansi, dan akuntabilitas BLUD terhadap pemangku kepentingan: pemerintah daerah, dewan pengawas, pengguna layanan, dan publik. Penyusunan laporan keuangan BLUD berbeda dengan entitas komersial karena berkaitan dengan pelayanan publik, sumber pendanaan yang campuran (penerimaan bukan pajak, pendapatan layanan, subsidi), serta tata kelola yang harus memadukan prinsip efisiensi dan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah.

Tujuan artikel ini adalah memberi panduan praktis 5 langkah yang sistematis dan mudah diikuti untuk menyusun laporan keuangan BLUD yang akurat, dapat diaudit, dan berguna untuk pengambilan keputusan. Setiap langkah menguraikan tugas spesifik, pemeriksaan kunci, contoh entri penyesuaian yang umum, peran personel, serta checklist agar proses berjalan lancar. Panduan ini cocok digunakan oleh bendahara, petugas akuntansi, kepala unit keuangan, pengurus BLUD, maupun tim audit internal. Dengan mengikuti langkah-langkah ini, BLUD dapat mempercepat proses tutup buku, mengurangi temuan audit, dan menghasilkan laporan yang menggambarkan kondisi keuangan serta kinerja layanan secara jujur dan informatif.

Seluruh langkah didesain untuk mudah diintegrasikan ke dalam siklus kerja tahunan BLUD-mulai dari persiapan awal sampai publikasi dan tindak lanjut setelah laporan dipublikasikan. Bacaan ini menekankan aspek praktis: pengorganisasian dokumen, rekonsiliasi, penyesuaian akuntansi pada basis akrual/cash (sesuai kebijakan), penyusunan laporan utama (neraca, laporan surplus/defisit, arus kas), pembuatan Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK), serta quality control internal dan pelaporan eksternal. Mari kita mulai langkah demi langkah.

Langkah 1 – Persiapan: Aturan, Jadwal, & Pembagian Tugas 

Persiapan adalah pondasi. Tanpa kerangka kerja dan pembagian tugas yang jelas, proses penyusunan laporan akan berantakan, berlarut-larut, dan rawan kesalahan. Pada tahap ini fokus pada pemahaman aturan akuntansi yang berlaku, menetapkan timeline tutup buku, dan susunan tim pelaksana.

a. Klarifikasi kerangka akuntansi dan regulasi
Sebelum memulai, pastikan BLUD memahami kebijakan akuntansi yang berlaku: apakah menggunakan basis kas atau basis akrual, standar akuntansi yang dipakai (standar pemerintah daerah atau SAK yang direlevansikan). Identifikasi juga kewajiban peraturan daerah, pedoman kementerian/otoritas lokal, dan format laporan yang harus disampaikan kepada pemerintah daerah dan pengawas. Mencatat kebijakan akuntansi (accounting policies) akan memudahkan konsistensi pengakuan pendapatan, penyusutan, dan valuasi persediaan.

b. Susun kalender tutup buku (closing calendar)
Buat kalender ren­tetan aktivitas: pengumpulan bukti – posting jurnal – rekonsiliasi bank – posting penyesuaian – penyusunan laporan – review manajemen – finalisasi dan pengesahan – publikasi. Tetapkan tanggal target (mis. sampai hari ke-15 bulan berikutnya untuk neraca) agar semua unit siap memberikan data. Kalender juga harus mencantumkan deadline untuk sub-unit (apotik BLUD, instalasi, unit penunjang) mengirimkan laporan paket mereka.

c. Bentuk tim dan definisikan peran
Tentukan siapa bertanggung jawab pada tiap aktivitas:

• Kepala Keuangan / Bendahara: supervisi keseluruhan, signing off laporan.
• Accounting Officer: posting jurnal, menyusun neraca saldo, menyiapkan penyesuaian.
• Petugas Kas & Bank: rekonsiliasi kas kecil dan bank.
• Petugas Piutang / Billing: verifikasi tagihan pasien/penerimaan jasa.
• Inventory Officer: stok opname dan valuasi persediaan farmasi/medis.
• Asset Officer: pencatatan aset tetap, asset register, dan penghitungan penyusutan.
• PPID / Legal (jika perlu): cek disclosure publik & catatan hukum.Tuliskan otorisasi tanda tangan dan laporkan jalur eskalasi bila data tidak lengkap.

d. Siapkan template & checklist
Kembangkan template standar untuk: neraca saldo, jurnal penyesuaian, buku pembantu piutang, buku pembantu persediaan, daftar aset tetap, rekonsiliasi bank, dan draft laporan keuangan. Buat checklist dokumen yang harus diterima (nota, faktur, bukti setor, kuitansi, berita acara serah terima). Checklist ini mempercepat verifikasi.

e. Siapkan sistem & tools
Pastikan software akuntansi BLUD dapat men-generate laporan dasar; siapkan spreadsheet pendukung untuk pos-pos yang belum otomatis tertangani. Jika masih manual, siapkan folder fisik/elektronik terstruktur untuk bukti transaksi. Aktifkan kontrol akses pada sistem (user roles) dan backup data sebelum tutup buku.

f. Pelatihan singkat & koordinasi lintas unit
Sebelum periode tutup, adakan sosialisasi singkat kepada unit layanan: deadline pengiriman data, format dokumen, dan akibat keterlambatan. Jalin komunikasi rutin (daily stand-up saat peak closing) untuk memastikan isu segera ditangani.

g. Contingency plan
Siapkan rencana ketika ada masalah: mis. data hilang, sistem down. Tetapkan fallback procedures: pengumpulan data manual, penjadwalan ulang, atau pembagian tugas tambahan.

Checklist Persiapan (Ringkas)

• Kebijakan akuntansi terdokumentasi.
• Closing calendar terbit dan disosialisasikan.
• Tim dan penanggung jawab jelas.
• Template & checklist tersedia.
• Sistem & backup siap.
• Sosialisasi selesai.
• Kontingensi darurat disetujui.

Langkah persiapan yang kuat mengurangi rush saat akhir periode, memperkecil kesalahan, dan memastikan pelaporan ke pemangku kepentingan tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan.

Langkah 2 – Pengumpulan Data & Rekonsiliasi Buku Pembantu 

Setelah persiapan, fase kerja terintensif dimulai: mengumpulkan semua bukti dan merekonsiliasi buku pembantu. Tahap ini adalah sumber kebenaran transaksi yang akan mempengaruhi seluruh laporan.

a. Pengumpulan bukti transaksi
Mintalah semua unit mengirimkan bukti transaksi periode: kwitansi, faktur pembelian, nota pelayanan, bukti setor pendapatan, bukti pembayaran gaji, kontrak, dan dokumen pengeluaran lainnya. Pastikan bukti diberi nomor referensi agar mudah ditelusuri.

b. Rekonsiliasi Kas & Bank
Lakukan rekonsiliasi bank untuk semua rekening BLUD:

1. Ambil mutasi bank sampai tanggal tutup.
2. Cocokkan dengan buku kas/arus kas yang tercatat di sistem.
3. Identifikasi outstanding checks, deposit in transit, dan fee bank.
4. Buat jurnal penyesuaian untuk bank charges atau interest yang belum dicatat.Contoh entri:

• Bank charges: Beban Bank xx / Kas di Bank xx
• Bunga diterima: Kas di Bank xx / Pendapatan Bunga xx

c. Rekonsiliasi Piutang & Penerimaan
Verifikasi daftar piutang (pasien, pihak ketiga, penjamin) dan bandingkan dengan bukti penerimaan. Lakukan aging schedule untuk mengidentifikasi piutang lama dan pertimbangkan penyisihan piutang tak tertagih jika material. Jika BLUD menggunakan billing dengan asuransi, pastikan klaim yang belum diterima dicatat sebagai piutang klaim.

d. Persediaan & Stok Opname
Persediaan farmasi dan material medik harus di-opname secara fisik. Cocokkan jumlah fisik dengan saldo buku. Catat perbedaan (shrinkage, expired) dan buat jurnal penyesuaian:

• Pengurangan stock expired: Beban persediaan xx / Persediaan xxGunakan metode valuasi yang konsisten (FIFO, moving average) sesuai kebijakan.

e. Aset Tetap & Penyusutan
Update daftar aset tetap: pembelian, disposals, dan transfer. Hitung penyusutan untuk periode berjalan berdasarkan masa manfaat dan metode yang ditetapkan (garis lurus umum). Buat jurnal akumulasi penyusutan:

• Beban penyusutan xx / Akumulasi Penyusutan xxCatat juga perbaikan besar yang meningkatkan nilai aset (capex) dan perlakukan sesuai kebijakan.

f. Hutang & Tagihan yang Belum Dibayar
Inventarisir semua tagihan vendor dan kontraktor. Cocokkan purchase order, work acceptance, dan faktur. Kelompokkan hutang menurut jangka waktu (current/non-current). Untuk kewajiban yang belum tertagih (accrued expenses), buat jurnal akrual:

• Beban yang masih harus dibayar xx / Hutang Accrual xx

g. Penerimaan Lain & Pendapatan Jasa
Validasi seluruh bukti penerimaan dari layanan (registrasi, tindakan medis berbayar, sewa fasilitas). Jika menggunakan prinsip akrual, pendapatan diakui ketika jasa diserahkan, bukan saat kas diterima-buat jurnal akrual untuk penerimaan piutang bila perlu.

h. Matching & Quality Control
Setiap buku pembantu harus cocok dengan general ledger (GL). Lakukan cross-check jumlah total per akun. Gunakan checklist verifikasi (nomor bukti, tanggal, persetujuan). Lakukan sampling pada transaksi besar untuk verifikasi dokumen pendukung.

i. Dokumentasi & Audit Trail
Simpan scan bukti transaksi di folder terstruktur (periode/akun/nomor bukti). Catat siapa yang melakukan verifikasi dan tanggal. Audit trail ini mempercepat proses pemeriksaan eksternal.

Tahap pengumpulan dan rekonsiliasi membutuhkan koordinasi kuat antar-unit. Ketelitian dan dokumentasi lengkap mengurangi koreksi di penutupan dan memudahkan auditor memverifikasi laporan.

Langkah 3 – Jurnal Penyesuaian dan Penutup Buku 

Dengan data yang terkumpul dan rekonsiliasi selesai, langkah berikutnya adalah menyusun jurnal penyesuaian agar angka di buku mencerminkan kondisi ekonomi sebenarnya dan mematuhi kebijakan akuntansi BLUD.

a. Identifikasi kebutuhan penyesuaian
Jenis penyesuaian umum meliputi: accrual expenses (beban akrual), revenue accrual (pendapatan yang masih harus diterima), amortisasi/prepaid expenses (beban dibayar di muka), penyusutan aset tetap, koreksi persediaan, dan write-off piutang tak tertagih. Daftar isu hasil rekonsiliasi akan menjadi rujukan.

b. Penyusunan jurnal akrual
Buat jurnal untuk mengakui beban dan pendapatan yang merupakan hak periodenya. Contoh: listrik bulan Desember dibayar Januari – perlu diakui sebagai beban periode Desember. Entri akrual:

• Beban Listrik xx / Hutang Accrual xx

c. Penyesuaian persediaan
Jika hasil stok opname berbeda, buat penyesuaian agar saldo persediaan mencerminkan jumlah fisik. Penyesuaian juga dapat mengakui obsolete stock atau perlakuan atas batch expired.

d. Penyusutan & amortisasi
Hitung penyusutan untuk seluruh aset tetap. Pastikan akumulasi penyusutan sesuai dan akun buku tetap disesuaikan. Juga perlakukan intangible assets (lisensi, software) bila ada amortisasi.

e. Pengakuan pendapatan layanan di basis akrual
Untuk BLUD yang menerapkan akuntansi akrual, pendapatan diakui saat jasa diserahkan. Jika penerimaan kas sebelumnya sebagai deposit/premise, lakukan reclassification. Contoh: deposit pendaftaran yang menjadi pendapatan ketika layanan diberikan.

f. Koreksi kesalahan posting
Periksa saldo akun apakah ada posting ke akun yang salah. Buat jurnal koreksi (reclassification) yang jelas memuat referensi dokumen.

g. Konsolidasi antar unit (jika BLUD punya sub-unit)
Jika BLUD memiliki beberapa unit (apotik, laboratorium, klinik), konsolidasikan transaksi antar-unit (intercompany) untuk mengeliminasi double counting. Buat jurnal eliminasi bila diperlukan.

h. Penutupan temporary accounts
Tutup akun-akun pendapatan dan beban ke akun surplus/defisit periode berjalan. Susun laporan operasional (statement of surplus/deficit) yang merefleksikan hasil usaha BLUD dalam periode.

i. Penyusunan neraca saldo penyesuaian (adjusted trial balance)
Setelah semua jurnal penyesuaian diposting, ekstrak neraca saldo penyesuaian untuk dipakai sebagai basis penyusunan laporan keuangan. Pastikan debit = kredit; telusuri selisih jika ada.

j. Review & Approval
Sebelum menyusun laporan final, lakukan review internal: supervisor accounting dan kepala keuangan menandatangani daftar jurnal penyesuaian. Simpan backup data sebelum finalisasi.

Proses penyesuaian membutuhkan dokumentasi yang kuat: memo alasan penyesuaian, dokumentasi pendukung, dan referensi ke hasil rekonsiliasi. Kerapian pada fase ini menentukan kualitas laporan akhir dan mengurangi temuan audit.

Langkah 4 – Penyusunan Laporan Keuangan & Catatan 

Dengan neraca saldo yang telah disesuaikan, saatnya menyusun laporan keuangan utama dan Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK) – dokumen yang menjadi gambaran lengkap kondisi keuangan BLUD.

a. Komponen utama laporan
Susun minimal:

1. Neraca (Situation of financial position): aset, liabilitas, dan ekuitas/surplus.
2. Laporan Surplus/Defisit atau Laporan Operasional: pendapatan operasional, beban operasional, surplus (atau defisit).
3. Laporan Arus Kas: aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan. Arus kas memberi gambaran likuiditas dan sumber kas.
4. Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK): penjelasan kebijakan akuntansi, rincian pos besar (aset tetap, persediaan, piutang), komitmen, kontinjensi, dan peristiwa penting setelah tanggal laporan.

b. Penyusunan Neraca & Laporan Operasional
Ambil saldo akhir dari adjusted trial balance. Pastikan klasifikasi yang benar antara current vs non-current, dan grup akun yang konsisten. Rincian penting: jumlah piutang usaha, saldo kas, akumulasi penyusutan, hutang lancar, dan surplus/ekuitas. Laporan operasional menampilkan rincian pendapatan per jenis layanan dan beban per kategori (gaji, obat, utilitas, bahan habis pakai).

c. Penyusunan Laporan Arus Kas
Pilih metode langsung atau tidak langsung sesuai kebijakan. Konversi dari data accrual ke basis kas: rekonsiliasi surplus akuntansi dengan arus kas operasi (adjust for depreciation, changes in working capital). Jelaskan aktivitas investasi (pembelian aset tetap) dan aktivitas pembiayaan (subsidi daerah, pinjaman).

d. Catatan atas Laporan Keuangan (CaLK)
Catatan ini sangat penting untuk pemahaman pembaca:

• Jelaskan kebijakan akuntansi utama (basis pengukuran, penyusutan, valuasi persediaan).
• Beri rincian aset tetap (perolehan, akumulasi penyusutan, disposals).
• Rincikan piutang berdasarkan usia dan klaim yang belum diselesaikan.
• Ungkapkan komitmen kontraktual dan kontinjensi (mis. tuntutan hukum).
• Jelaskan transaksi signifikan dengan pihak berelasi (related party).CaLK harus jelas, ringkas, dan memadai untuk memberi konteks atas angka di laporan utama.

e. Penyajian perbandingan
Sertakan angka perbandingan periode sebelumnya (mis. year-on-year) untuk analisis trend. Ini membantu user menilai performa BLUD dari waktu ke waktu.

f. Analisis Kinerja & KPI keuangan
Lampirkan analisis rasio: margin operasional, rasio likuiditas (current ratio), perputaran persediaan, dan days receivable. Hubungkan hasil ini dengan target BLUD dan indikator layanan (mis. frekuensi layanan, kapasitas pemanfaatan).

g. Penyusunan ringkasan manajerial (management discussion)
Sisipkan executive summary yang menjelaskan faktor pendukung hasil (kenaikan pendapatan layanan, biaya obat naik, efisiensi gaji), langkah perbaikan, dan rencana tahun depan. Ini memudahkan pimpinan dan pengawas memahami konteks.

h. Format & Kepatuhan Pelaporan
Pastikan format laporan memenuhi template yang disyaratkan instansi pengawas (pemda atau kementerian). Periksa lineup akun, footnote numbering, dan konsistensi terminologi.

i. Pemeriksaan internal sebelum finalisasi
Sebelum diserahkan, lakukan quality check: cross-reference totals, verify arithmetic, and ensure CaLK completeness. Gunakan checklist final (cut-off testing, subsequent events review, related party disclosures).

Laporan keuangan BLUD yang baik bukan sekadar angka rapi – melainkan narasi keuangan yang menjelaskan kondisi operasi, risiko, dan kinerja dalam konteks pelayanan publik.

Langkah 5 – Review, Pengesahan, Publikasi & Tindak Lanjut

Langkah terakhir menutup siklus dengan review resmi, pengesahan, publikasi, dan tindakan perbaikan berdasarkan hasil. Siklus ini memastikan laporan bukan sekadar dokumen, tetapi basis perbaikan manajerial.

a. Review Manajemen & Dewan Pengawas
Setelah tim akuntansi menyusun draft final, ajukan ke manajemen puncak (Direktur/Plt Kepala BLUD) dan dewan pengawas atau komite pengawas (jika ada). Sediakan paket yang mencakup: laporan utama, CaLK, executive summary, dan rekomendasi manajerial. Adakan meeting presentasi agar pimpinan dapat menanyakan asumsi, kebijakan penilaian, dan tindakan yang diusulkan.

b. Audit Internal & Eksternal
Sebelum pengesahan final, lakukan review audit internal untuk menilai kepatuhan dan kualitas penyusunan. Setelah itu, bila regulasi mengharuskan, serahkan laporan ke auditor eksternal atau auditor pemerintah (badan audit) untuk pemeriksaan. Siapkan seluruh bukti pendukung untuk meminimalkan temuan.

c. Pengesahan Laporan
Setelah hasil review dan/atau audit (atau setelah penyampaian draft untuk audit), lakukan pengesahan formal oleh pimpinan sesuai ketentuan (tanda tangan direktur, kepala pengawas). Dokumen pengesahan menjadi bukti formal untuk pelaporan ke pemda.

d. Publikasi & Transparansi
Publikasikan ringkasan laporan (financial highlights) di website BLUD, papan pengumuman, atau portal keterbukaan informasi publik. Sediakan versi lengkap atau ringkasan yang sesuai kebijakan informasi publik. Transparansi meningkatkan akuntabilitas dan kepercayaan pengguna layanan.

e. Penyampaian ke Pemangku Kepentingan
Sampaikan laporan kepada pemerintah daerah, BPK daerah (jika relevan), dan pihak terkait lainnya sesuai tenggat waktu. Sertakan cover letter yang menjelaskan titik fokus, temuan utama, dan rencana perbaikan.

f. Tindak Lanjut Manajerial (Action Plan)
Gunakan hasil laporan sebagai dasar program perbaikan: mis. pengendalian persediaan, kebijakan tarif layanan, upgrade sistem billing, training SDM, atau renegosiasi kontrak vendor. Susun action plan yang jelas: siapa bertanggung jawab, timeline, budget, dan KPI pengukuran efektivitas perbaikan.

g. Monitoring Implementasi
Integrasikan action plan ke dalam sistem manajemen (dashboard/monitoring). Lakukan review berkala (monthly/quarterly) untuk melihat progress dan menilai efektivitas intervensi.

h. Dokumentasi Pembelajaran
Catat temuan penting dan lesson learned dari proses tutup buku: masalah data sering muncul di unit mana, persyaratan dokumen yang membingungkan, atau keterlambatan tertentu. Dokumentasi ini berguna untuk memperbaiki SOP dan pelatihan berikutnya.

i. Perencanaan untuk Periodisasi Berikutnya
Gunakan pengalaman kali ini untuk menyempurnakan closing calendar, checklist, dan template. Evaluasi kebutuhan sistem (software) bila proses manual masih menyita waktu.

Checklist Final (Ringkas)

• Draft disetujui manajemen.
• Audit internal/eksternal dilakukan atau dijadwalkan.
• Laporan resmi ditandatangani.
• Publikasi ringkasan tersedia.
• Action plan disusun dan dipublikasikan.
• Monitoring & review schedule ditetapkan.
• SOP tutup buku direvisi sesuai pembelajaran.

Tahap ini menghubungkan penyusunan laporan dengan governance: memastikan laporan menjadi batu pijakan untuk perbaikan sistemik, bukan hanya memenuhi kewajiban administratif.

Kesimpulan

Menyusun laporan keuangan BLUD yang berkualitas membutuhkan proses yang terstruktur-mulai dari persiapan matang, pengumpulan dan rekonsiliasi data, penerapan jurnal penyesuaian, penyusunan laporan dan CaLK, hingga pengesahan, publikasi, dan tindak lanjut manajerial. Kelima langkah praktis yang dijabarkan di artikel ini dirancang untuk membantu BLUD menghasilkan laporan yang akurat, transparan, dan berguna sebagai alat pengambilan keputusan. Kunci suksesnya adalah disiplin kalender tutup buku, pembagian peran yang jelas, dokumentasi lengkap, serta mekanisme review dan audit yang konsisten.

Lebih dari sekadar memenuhi kewajiban pelaporan, laporan keuangan BLUD yang baik memperkuat tata kelola, mendukung pengelolaan sumber daya yang efisien, dan meningkatkan kepercayaan publik terhadap layanan. Integrasi analisis kinerja dan KPI membuat laporan tidak hanya menyajikan angka, tetapi juga insight untuk perbaikan layanan-misal mengurangi waktu layanan, menekan pemborosan persediaan, atau memperbaiki proses penagihan.

Terakhir, jadikan proses penyusunan laporan sebagai bagian dari siklus perbaikan berkelanjutan: dokumentasikan pembelajaran, revisi SOP, latih SDM, dan perkuat sistem IT bila perlu. Dengan komitmen organisasi dan praktik operasional yang disiplin, BLUD akan mampu menghasilkan laporan keuangan yang andal – menjadi alat strategis untuk mengelola layanan publik yang lebih baik, akuntabel, dan berorientasi pada kebutuhan masyarakat.