Bahasa yang digunakan dalam naskah dinas memegang peranan penting dalam menentukan profesionalitas dan efektivitas komunikasi. Sebagai bagian dari komunikasi resmi, penggunaan bahasa yang tepat tidak hanya mencerminkan kecermatan penulis, tetapi juga memastikan pesan disampaikan dengan jelas dan mudah dipahami oleh pembaca yang dituju. Berikut adalah beberapa prinsip penting dalam penggunaan bahasa dalam naskah dinas:
1. Kebahasaan yang Formal dan Tegas
Naskah dinas harus menggunakan kebahasaan yang formal dan tegas. Hindari penggunaan bahasa yang ambigu, informal, atau berlebihan dalam penggunaan kata-kata yang kurang baku. Contohnya, penggunaan kata-kata seperti “mau” sebaiknya diganti dengan “ingin” atau “menghendaki”.
2. Singkat dan Padat
Penggunaan bahasa yang efektif dalam naskah dinas menuntut agar pesan disampaikan secara singkat dan padat. Hindari pengulangan yang tidak perlu dan pastikan setiap kalimat memiliki maksud yang jelas dan tidak membingungkan.
3. Menggunakan Istilah yang Sesuai
Pilih istilah atau frasa yang sudah lazim digunakan dalam konteks administrasi atau institusi yang bersangkutan. Penggunaan istilah yang khusus dan tidak jelas dapat menyebabkan kebingungan atau penafsiran yang salah.
4. Menghindari Kata-kata Emosional
Sebisa mungkin hindari menggunakan kata-kata yang mengandung emosi atau nilai-nilai subjektif tertentu, kecuali jika itu memang diperlukan untuk menyampaikan suatu evaluasi atau opini yang objektif.
5. Mematuhi Aturan Tata Bahasa
Pastikan naskah dinas mematuhi aturan tata bahasa yang berlaku. Kesalahan tata bahasa dapat mengurangi kejelasan dan keprofesionalan pesan yang disampaikan.
6. Periksa Kesesuaian Gaya Penulisan
Sesuaikan gaya penulisan dengan kebijakan atau pedoman yang berlaku dalam lembaga atau organisasi tempat naskah dinas tersebut diterbitkan. Ini termasuk penggunaan format yang tepat, seperti penulisan tanggal, nomor surat, dan halaman.
Dengan mengikuti prinsip-prinsip ini, penggunaan bahasa dalam naskah dinas dapat lebih efektif dalam menyampaikan pesan dengan jelas, tepat, dan profesional. Hal ini tidak hanya meningkatkan kemampuan komunikasi institusi atau lembaga, tetapi juga memperkuat citra keseriusan dan keprofesionalan dalam berbagai interaksi administratif.